Administration

Das Menu Administration ist nur sichtbar, wenn eine Benutzerverwaltung eingerichtet wurde oder die Option ProRedaktion vorhanden ist. Es dient dazu, BenutzerInnen zu erstellen, Berechtigungen zu erteilen und die Definitionen von Sendungsvorlagen etc. für die Redaktionsarbeit vorzunehmen.

Benutzerverwaltung

Ob die Benutzerverwaltung benutzt wird oder nicht wird in der Konfigurationsdatei eingestellt. Ist die Benutzerverwaltung eingerichtet, stehen die entsprechenden Funktionen zur Verfügung:

Mit dem Kommando Administration -> Benutzerverwaltung öffnet sich das Fenster, in dem alle vorhandenen BenutzerInnen aufgeführt sind. Es hat eine eigene Menüzeile, mit deren Kommandos die BenutzerInnen verwaltet werden können:

• BenutzerIn editieren
• BenutzerIn erstellen
• BenutzerIn löschen
• Passwort zurücksetzen

BenutzerIn editieren

Mit dem Befehl BenutzerIn editieren wird ein vorhandener Benutzer angepasst. Es kann Name, Vorname, Benutzername und Berechtigungsstufe verändert werden. Das Passwort kann mit Passwort zurücksetzen neu festgelegt werden.

BenutzerIn erstellen

Mit dem Befehl BenutzerIn erstellen kann einE neueR BenutzerIn eingerichtet werden. Es öffnet sich das selbe Fenster wie mit BenutzerIn editieren. Nun wird Name, Vorname, Benutzername und Berechtigungsstufe festgelegt.
Das Passwort können die BenutzerInnen bei ihrer ersten Anmeldung selber festlegen. Siehe dazu Start des Programms.

BenutzerIn löschen

Mit Klick in eine Zeile wird ein vorhandener Benutzer ausgewählt. Mit dem Kommando BenutzerIn löschen kann der markierte Benutzer aus der Datenbank entfernt werden.

Passwort zurücksetzen

Falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, kann dieses zurückgesetzt und neu ausgewählt werden. Mit Klick in eine Zeile wird der betreffende Benutzer ausgewählt. Mit dem Kommando Passwort zurücksetzen wird das bestehende Passwort gelöscht. Beim nächsten Programmstart kann der Benutzer erneut sein Passwort festlegen, wie bei seiner allerersten Anmeldung bei der Datenbank.
Siehe dazu Start des Programms.

Berechtigungsstufen

In isys-ProDOK können 4 verscheidene Berechtigungsstufen festgelegt werden. Mit den Berechtigungsstufen wird der Zugriff auf Akten, die Eintragungsberechtigung von Adressen in Gruppen und die Verfügbarkeit von Programmfunktionen geregelt. Mit dem Kommando Berechtigungsstufen kann den 4 Stufen ein eindeutiger Name gegeben werden, indem in der Spalte "Bezeichnung" ein eigener Eintrag gemacht und mit Speichern in die Datenbank eingetragen wird.

Eine der Berechtigungsstufen 1 - 3 kann als Standardstufe definiert werden. Die Standardstufe wird beim Erstellen neuer Akten oder Gruppen standardmässig vorgeschlagen und angeklickt.

Zugriff auf Programmfunktionen

BenutzerInnen mit der Berechtigungsstufe 1 sind AdministratorInnen und haben grundsätzlich auf alle Daten und Programmfunktionen Zugriff.

Folgende Programmfunktionen stehen nur BenutzerInnen der Stufe 1 zur Verfügung:

• Dienste
  • Datenabgleiche
  • Registerplan bearbeiten
  • Registerplan Word-Update
  • Wahlfelder
  • Kasualien
  • Rapport-Kategorien
• Administration
  • Benutzerverwaltung
  • Berechtigungsstufen
  • Redaktionsverwaltung
  • Sendungstypen
  • Wochenvorlage
  • Sendekanäle
  • Elementtypen
  • Vorlagen Bauchbinden

Folgende Programmfunktionen stehen nur BenutzerInnen der Stufen 1 - 2 zur Verfügung:

• Redaktion
  • Eingriffe in die Running Order vornehmen

Folgende Programmfunktionen stehen nur BenutzerInnen der Stufen 1 - 3 zur Verfügung:

• Adressverwaltung
  • Gruppen verwalten
  • Adressregister
• Aktenverwaltung
  • Akte eintragen
  • Akte erstellen
  • Akten suchen
  • Aktenregister
• Geschäftsverwaltung
  • Akten zur Bearbeitung
• Dienste
  • Vorlagen aufrufen
  • Aktentypen
  • Ressorts
• Redaktion
  • Sendungselemente und Beiträge bearbeiten

BenutzerInnen der Stufe 4 haben keine Möglichkeit Akten zu erstellen oder aufzurufen, sie können keine Adressen in Gruppen ein- oder austragen und sie können keine Listen erstellen. Damit wird verhindert, dass sie mit Hilfe der Exportfunktion Daten aus der Datenbank exportieren können. Im ProRedaktion haben sie grundsätzlich nur Leseberechtigungen.

Zugriff auf Akten

Alle Akten erhalten beim Erstellen oder Eintragen eine Berechtigungsstufe.

Jeder Benutzer kann alle Akten seiner eigenen Berechtigungsstufe und diejenigen aller tieferen Stufen einsehen:

• Akten mit Berechtigungsstufe 1 können nur von BenutzerInnen der Berechtigungsstufe 1 eingesehen werden.
• Akten mit Berechtigungsstufe 2 können von BenutzerInnen der Berechtigungsstufen 1 und 2 eingesehen werden.
• Akten mit Berechtigungsstufe 3 können von BenutzerInnen der Berechtigungsstufen 1 bis 3 eingesehen werden.

Grundsätzlich erhält eine Akte die gleiche Berechtigungsstufe wie der Benutzer, der die Akte erstellt oder einträgt. Nun kann jeweils die Berechtigung auch auf BenutzerInnen tieferer Berechtigungsstufen ausgeweitet werden. Wird die Stufe 2 angeklickt (im Beispiel unten das Sekretariat), werden auch BenutzerInnen der Stufe 2 diese Akte einsehen können, wird die Stufe 3 (MitarbeiterInnen) angeklickt, werden auch BenutzerInnen der Stufen 2 und 3 diese Akte einsehen können.

Ein- und Austragen von Adressen in Adressgruppen

Gruppen und Obergruppen sind ebenfalls einer Berechtigungsstufe zugeteilt.

Gruppen, die eine höhere Berechtigungsstufe erfordern, als diejenige des Benutzers, können von diesem nicht editiert werden. Es ist ihm nicht möglich, Adressen in diese Gruppen ein- oder auszutragen und es können keine Adresslisten von diesen Gruppen erstellt und exportiert werden.

Im Adressfenster werden nur die Gruppen angezeigt, mit derselben Berechtigungsstufe oder tiefer. Ist eine Adresse in einer Gruppe eingetragen, auf die der Benutzer keine Berechtigung hat, wird die Gruppe zwar ebenfalls angezeigt, die Adresse kann aber nicht aus der entsprechenden Gruppe ausgetragen werden. Der Benutzer weiss somit bei jeder Adresse, in welchen Gruppen sie eingetragen ist, kann aber nur die Änderungen vornehmen, zu denen er berechtigt ist.

Beim Erstellen einer neuen Gruppe oder Obergruppe gilt dasselbe, wie bei den Akten: Grundsätzlich erhält eine Gruppe die gleiche Berechtigungsstufe wie der Benutzer, der die Gruppe erstellt oder einträgt. Nun kann jeweils die Berechtigung auch auf BenutzerInnen tieferer Berechtigungsstufen ausgeweitet werden. Wird die Stufe 2 angeklickt (im Beispiel oben das Sekretariat), werden auch BenutzerInnen der Stufe 2 diese Gruppe einsehen können, wird die Stufe 3 (MitarbeiterInnen) angeklickt, werden auch BenutzerInnen der Stufen 2 und 3 diese Gruppe einsehen können.

Eigene Einstellungen

Die eigenen Einstellungen sind nur verfügbar, wenn die Benutzerverwaltung aktiviert worden ist. Hier kann der eigene Name, Vorname und Benutzername geändert und das Passwort zurückgesetzt werden, auch wenn man sonst keine Administratoren-Rechte besitzt. Das Fenster wird über das Kommando Administration -> Eigene Einstellungen aufgerufen.

Wird das Passwort zurückgesetzt, wird entweder hier ein neues Passwort eingegeben und in der unteren Zeile bestätigt oder es wird beim nächsten Programmstart ein neues Passwort gewählt, wie unter Start des Programms beschrieben.

In der rechten Fensterhälfte können auch die EMail-Angaben gespeichert werden, die es zum Exportieren von Terminen in einen Kalender benötigt.

Administration ProRedaktion (optional)

Für Radio- und Zeitungsredaktionen gibt es ein optionales Zusatztool "ProRedaktion". Damit können einerseits Beiträge erstellt und in Dossiers verwaltet werden und andererseits Sendungen in einer Running Order zusammengestellt werden.

Im Administrationsbereich können die nötigen Voreinstellungen vorgenommen werden.

Redaktionsverwaltung

In den verschiedenen Redaktionen werden ReporterInnen eingetragen. Die Redaktionen werden benötigt, um später bei der Beitragserstellung die Liste der möglichen ReporterInnen einzuschränken: In der Dossierverwaltung müssen die Redaktionen ausgewählt werden, die an der Bearbeitung des Dossiers beteiligt sind. Beim Erstellen eines neuen Beitrags wird die Liste der möglichen ReporterInnen aus den Mitgliedern der ausgewählten Redaktionen zusammmengestellt.

Über das Kommando Administration -> Redaktionsverwaltung und das Fenster "Auswahl Redaktion" kann man einerseits schon eingetragene Redaktionen aufrufen oder andererseits eine neue Redaktion anlegen:

ReporterInnen können (genau wie in der Adressgruppenverwaltung) im Fenster über die Buttons Adresse zufügen und Adresse ausschliessen in eine Redaktion ein- bzw. ausgetragen werden. Einzelne ReporterInnen können in mehreren Redaktionen eingetragen werden.

Doppelklick auf eine Adresse öffnet das Fenster Adresspflege. Auch dort können Adressen direkt in Redaktionen eingetragen werden, siehe dazu Reporter/Experten.

Sendungstypen

Im Fenster Sendungstypen können neue Sendungstypen eingetragen, geändert und gelöscht werden. Dabei gibt man dem Sendegefäss einen Namen, eine Dauer und wählt eine Farbe. Das Fenster wird über das Kommando Administration -> Sendungstypen aufgerufen.
Neue Sendetypen können eingefügt werden, indem ganz unten auf eine leere Linie ein neuer Typ mit Dauer eingetragen wird. Mit Klick auf das Farbfeld, öffnet sich der Farbdialog zur Bestimmung und Auswahl einer Farbe. Mit Klick auf den Zeilenkopf wird ein bestehender Sendungstyp markiert und mit der Delete-Taste gelöscht. Mit Speichern werden die so vorgenommenen Änderungen auch in der Datenbank übernommen.

Beim Klicken auf Vorlage öffnet sich das die Sendungsvorlage des entsprechenden Sendungstyps. In ihr kann ein typischer Ablauf einer Sendung dieses Typs festgelegt werden. Dieser Ablauf wird beim Aufruf eines neuen Datums automatisch in die Running Order eingefügt.

Das Fenster zur Bearbeitung einer Sendungsvorlage ähnelt dem Fenster Running Order. Genau wie in der Running Order können schon in der Sendungsvorlage Sendungselemente eingefügt, Detail-Angaben gemacht und wieder gelöscht werden.

Wochenvorlage

In der Wochenvorlage können die oben erstellten Sendungstypen in einer typischen Woche angeordnet werden, damit beim Aufruf einer neuen Running Order automatisch die richtigen Sendungstypen zur richtigen Zeit eingefügt werden können. Wichtig dabei ist, dass in der Wochenvorlage keine Sendewiederholungen eingetragen werden, sondern nur die Erstausstrahlungen, die auch später in der Running Order geplant und vorbereitet werden sollen! Die Wochenvorlage ist somit KEIN genaues Abbild des Sendeprogramms!

Die Wochenvorlage wird über das Kommando Administration -> Wochenvorlage aufgerufen.

Für jeden Sendekanal gibt es eine Registerkarte, damit genau bestimmt werden kann, welche Sendung auf welchen Kanälen ausgestrahlt werden soll.

Im Menu sind unter Sendungstyp einfügen sämtliche vorhandenen Sendungstypen aufgeführt, welche mit Drag and Drop in den Kalender gezogen werden können. Statt per Drag and Drop kann auch der Assistent aufgerufen werden (oberster Menüeintrag), um einen neuen Sendungstypen einzufügen. Klickt man mit der rechten Maustaste in den so eingesetzten Sendetyp, kann man ihn den verschiedenen Sendekanälen zuordnen in dem man die entsprechendnen Kanäle mit Häkchen versieht:

WCHTIG: Soll die gleiche Sendung auf verschiedenen Kanälen ausgestrahlt werden, ist es entscheidend, dass nicht der Sendetyp mehrmals auf den verschiedenen Sendekanälen eingefügt wird (das wären verschiedene Sendungen des gleichen Typs), sondern dass der gleiche Sendetyp mit der rechten Maustaste den entsprechenden Kanälen zugeordnet wird! Nur so werden beim Bearbeiten einer Sendung in der Running Order die vorgenommenen Änderungen auch auf allen Kanälen gültig!

Elementtypen

Jedes Sendeelement einer Sendung gehört zu einem bestimmten Elementtyp. Diese Elementtypen können im Fenster "Eingabe Elementtypen" vordefiniert werden, das über das Kommando Administration -> Elementtypen aufgerufen wird. Es wird festgelegt, ob der Moderationstext eines Sendelementes des entsprechenden Typs automatisch in den Prompter-Export-Order kopiert werden soll und ob ein Sendungselement dieses Typs von der Sendeleitung abgenommen werden muss oder nicht.

Ein neuer Elemnttyp wird ganz unten auf eine leere Linie eingetragen. Mit Klick auf den Zeilenkopf wird ein bestehender Elemnttyp markiert und mit der Delete-Taste gelöscht. Mit Speichern werden die so vorgenommenen Änderungen auch in der Datenbank übernommen.

Zu den Elementtypen können auch Sendungselemente, die immer wieder verwendet werden, als Elementvorlagen vordefiniert werden (zum Beispiel Signete, Trailer, Werbespots etc). Klickt man auf der linken Seite in einen bestimmten Elementtyp, können auf der rechten Seite die entsprechenden Elementvorlagen eingetragen werden.

Die Elementtypen "Beitrag", "Anmoderation Beitrag" und "Abmoderation Beitrag" sind für die Running Order und die Beitragsverwaltung zwingend nötig und können deshalb nicht gelöscht werden.

Vorlagen Bauchbinden

Mit dem Kommando Vorlagen Bauchbinden öffnet sich ein Fenster zur Verwaltung der Bauchbindenvorlagen.

In diesem Fenster können neue Bauchbinden-Vorlagen hinzugefügt und Angaben zur Verwendung der betreffenden Bauchbinde gemacht werden.

Im linken Listenfeld werden alle bestehenden Bauchbinden-Vorlagen angezeigt. Zur Bearbeitung einer Vorlage wird diese im linken Listenfeld angeklickt, worauf die rechte Bearbeitungsseite aktiviert wird. Nun kann der Vorlage ein Name gegeben und bestimmt werden, wieviele Text-Zeilen für diese Bauchbinde vorgesehen sind mit der (durchschnittlichen) maximalen Anzahl Zeichen. Mit Neue Zeile bzw. Zeile löschen werden Zeilen hinzugefügt bzw. entfernt. Mit Speichern werden die Angaben zu einer Bauchbinden-Vorlage in die Datenbank aufgenommen.

Auf der linken Seite kann mit Öffnen die Datei der Bauchbinde geöffnet werden. Mit Löschen kann die Bauchbinden-Vorlage aus der Verwaltung entfernt werden. Es wird dabei nachgefragt, ob auch die zugehörige Datei gelöscht werden soll.

Mit dem Button Neue Vorlage öffnet sich der Dateibrowser, womit eine neue Vorlage ausgewählt wird. Die ausgewählte Datei erscheint nun im rechten Bearbeitungsfenster, wo nun noch wie oben beschrieben ein Name und die Anzahl Zeilen vergeben werden müssen. Mit Speichern wird die neue Datei in die Verwaltung aufgenommen.

Vorlage Beitrag

Das Kommando Vorlage Beitrag öffnet die Wordvorlage "Beitrag.dotx":

Nun können Anpassungen in der Vorlage gemacht werden, die für alle zukünftig erstellen Beiträge gelten sollen.

Die Vorlage enthält Textmarken, die NICHT gelöscht werden sollten: "Experten", "Reporter", "Titel" und in der Kopf- bzw. Fusszeile "ReporterFZ" und "TitelFZ".

Sendekanäle

Im Fenster "Sendekanäle" können die vorhandenen Sendekanäle vordefiniert werden. Ein neuer Kanal wird ganz unten auf eine leere Linie eingetragen. Mit Klick auf den Zeilenkopf wird ein bestehender Kanal markiert und mit der Delete-Taste gelöscht. Mit Speichern werden die so vorgenommenen Änderungen auch in der Datenbank übernommen. Allerdings kann ein Kanal, der in der Running Order oder der Wochenvorlage verwendet wird, nicht gelöscht werden.

Bitten Sie isys GmbH Informatiksysteme um Hilfe sollten Sie einen bestehenden Kanal löschen oder umbenennen wollen!