Die Dossierverwaltung ist eine Zusatzoption zum isys-ProDOK. Alle beschriebenen Dossier-Funktionen sind nur vorhanden, wenn diese auch installiert worden sind.

Ein Dossier verwaltet Akten und Dokumente. Jedes Dossier ist einem Dossierbereich zugeordnet, wahlweise können selber Dossierbereiche festgelegt werden oder die Dossierbereiche entsprechen einer Zeile im Registerplan.

Jedem Dossier können Schlagwörter und Ressorts zugeordnet werden.

Dossier aufrufen[Bearbeiten]

Ein bestehendes Dossier wird mit Hilfe des Fensters Dossier suchen aufgerufen. Dieses öffnet sich mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Dossierverwaltung -> Dossier aufrufen. Über den Dossierbaum links kann man direkt auf das gewünschte Dossier zugreifen und mit Doppelklick öffnen.

Ist dies zu unübersichtlich kann in der rechten Fensterhälfte nach Dossiers gesucht werden. Dazu gibt man in ein oder mehrere Felder Suchtexte ein, nach denen dann die entsprechenden Felder in der Datenbank im Volltextmodus durchsucht werden. Das heisst, ein Suchtext wird gefunden, wenn er irgendwo in dem Feld steht und es wird nicht zwischen Klein- und Grossschreibung unterschieden. Das Suchwort „haus“ wird z.B. sowohl in „Hausbau“ als auch in „Gemeindehaus“ gefunden. Eingaben in mehreren Feldern werden mit logisch UND verknüpft, das heisst Suchworte in zwei Feldern müssen in beiden vorhanden sein, damit entsprechende Dossiers gefunden werden. UND-Verknüpfungen liefern als weniger Suchresultate, ODER-Verknüpfungen entsprechend mehr.

Man kann nach Dossiertitel, Dossierbereich (je nach Einstellung vordefinierte Dossierbereiche oder Registernummer), Dossiernummer, den zugeordneten Schlagwörtern und Ressort und nach einer im Dossier enthaltenen Akte suchen.

Mit Klick auf Suchen werden die gefunden Dossiers im Fenster "Dossierauswahl" aufgelistet, wo sie mit Klick auf die entsprechende Zeile ausgesucht und geöffnet werden können.

Es werden alle Dossiers angezeigt, die den Suchangaben entsprechen. Falls mit der Zusatzoption "ProArchiv" gearbeitet wird, sind die Dossiers in verschiedenen Tabs aufgelistet: Aktive Dossiers, Zwischenablage und Archivierte Dossiers.
Mit einem weiteren Klick auf das gewünschte Dossier öffnet sich das Fenster Dossiereingabe.

Neues Dossier[Bearbeiten]

Um ein neues Dossier zu erstellen, muss zuerst der Titel und der Dossierbereich (je nach Voreinstellung entweder Signatur aus dem Registerplan oder ein vordefinierter Dossierbereich) angegeben werden. Dazu öffnet man mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Dossierverwaltung -> Neues Dossier das Fenster "Dossiertitel und Dossierbereich wählen":

Werden die Dossier dem Registerplan zugeordnet, kann mit Registratur suchen der Registerplan aufgerufen werden. Wenn die Dossier jedoch einem vordefinierten Bereich zugeordnet werden, kann mit dem Button Neuer Bereich das Fenster "Dossierbereiche" aufgerufen werden.

Dossiereingabe[Bearbeiten]

In einem Dossier werden verschiedene Akten verwaltet, die thematisch zusammengehören. Jedes Dossier ist einem Dossierbereich zugeordnet und erhält eine Nummer. Der Dossierbereich kann ja nach Voreinstellung entweder aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden oder entspricht einer Zeile aus dem Registraturplan. Mit dem Button Ändern... kann nachträglich der Dossierbereich gewechselt und/oder eine neue Nummer vergeben werden. Ein neues Dossier sollte als Erstes mit dem Button Dossier Speichern in die Datenbank eingetragen werden.

Die verschiedenen Akten und Dokumente in der Dossierverwaltung:

Akten haben ausführliche Einträge in der Datenbank wie Datum, Betreffzeile, Aktentyp und Registratur. Nach Akten kann gesucht werden, siehe Akten suchen. Akten werden rapportiert und können mit einem Fälligkeitsdatum zur Weiterarbeit übergeben werden. Es gibt zwei Typen von Akten:

Akten mit Partner sind verknüpft mit einer Adresse aus der Adressverwaltung. Das sind also alle ein- und ausgehenden Akten einer Verwaltung, wie Briefe, Rechnungen, Verträge, etc...
Interne Akten haben weder Adressat noch Absender, sie wurden von der Verwaltung für die Verwaltung erstellt, wie Reglemente, Pläne, Aktennotizen, etc...

Sowohl Akten mit Partner als auch interne Akten sind entweder mit isys-ProDOK erstellt worden (siehe Akte erstellen), oder es sind schon erstellte Dokumente, die nachträglich in die Datenbank aufgenommen wurden (siehe Akte eintragen).

Unter Dokumente können Papiere eingetragen werden, zu denen keine weiteren Informationen in die Datenbank gespeichert werden sollen, zB. Aktennotizen und ähnliches.

Akten erstellen in der Dossierverwaltung:

Akten mit Partner werden wie gehabt in der Adressverwaltung erstellt, der Button Neue Akte öffnet deshalb das Fenster "Adresspflege". Dort können Akten erstellt Akte mit Adressat oder eingetragen Akte eintragen werden.

Interne Akten können mit den Buttons Akte erstellen und Akte eintragen neu mit isys-ProDOK erstellt oder lediglich eingetragen werden.

Schon vorhanden Akten nachträglich dem Dossier zuordnen:
Der Button Akte zuordnen öffnet das Fenster "Akten suchen". Standardmässig ist das Häkchen "ohne Dossier" gesetzt, es können natürlich noch weitere Suchangaben eingetragen werden. Mit Klick auf eine der gefundenen Akten im Fenster "Akten-Auswahl" und Auswählen wird die betreffende Akte automatisch ins Dossier aufgenommen.

Akten innerhalb des Dossiers suchen:
Der Button Akte suchen öffnet das Fenster "Akten suchen" worin unter "Dossier" das aktuelle Dossier eingetragen ist. Mit weiteren Suchangaben kann die Suche noch eingeschränkt werden. Mit Klick auf eine der gefundenen Akten im Fenster "Akten-Auswahl" und Auswählen wird die betreffende Akte automatisch im Dossier angezeigt und markiert.

Akten aus dem Dossier entfernen:
Jeder Akteneintrag kann mit dem Button Im Detail bzw. Info aufgerufen werden. Es öffnet sich das Fenster Akte im Detail. Wird das eingetragene Dossier aus dem Textfeld gelöscht bzw. geändert und der Akteneintrag neu gespeichert, wird die Akte aus dem Dossier ausgetragen bzw. in ein anderes Dossier verschoben.

Akten aufrufen:
Mit Doppelklick auf die Akte wird diese geöffnet, sofern sie als Dokument physisch vorhanden ist. Wenn nicht, öffnet sich ebenfalls das Fenster Akte im Detail.

Dokumente ins Dossier aufnehmen bzw. entfernen:
Dokumente können ganz einfach in ein Dossier eingefügt werden. Mit den Browse-Buttons wird ein neues Dokument aufgerufen, mit dem Button Dossier Speichern werden die entsprechenden Dokumente in den Dossier-Ordner kopiert. Entfernen lassen sich Dokumente, indem der Zeilenkopf angeklickt und mit der Delete-Taste die Zeile entfernt wird. Die Änderungen werden wiederum mit dem Button Dossier Speichern wirksam.

Schlagwörter und Ressorts:
Jedem Dossier können Schlagwörter zugeordnet werden. Diese dienen dazu, das Dossier auch wiederzufinden. Sämtliche Schlagwörter sind in den Listenfeldern aufgelistet (Klick auf den kleinen Pfeil rechts). Soll ein neues Schlagwort in die Liste aufgenommen werden, kann mit dem Button Liste die Schlagworteingabe aufgerufen werden. Analog dazu können dem Dossier auch die Ressorts, die für das Dossier zuständig sind, zugeordnet werden. Alle Änderungen werden mit dem Button Dossier Speichern in die Datenbank eingetragen.

Rapport und Termine:
Genau wie bei Adressen können auch zu einem Dossier Rapporte und Termine eingetragen werden. Mit Klick auf Bearbeiten öffnet sich das Fenster "Rapport-Engabe", welches unter der Geschäftsverwaltung schon genauer beschrieben wurde.

Dossier archivieren:
Falls mit der Zusatzoption "ProArchiv" gearbeitet wird, kann mit Archivieren das Dossier in die Zwischenablage verschoben und später archiviert werden. Dabei werden alle Dokumente (nicht die Akten) ungefragt gelöscht.

Dossier löschen:
Der Button Dossier löschen löscht das Dossier aus der Verwaltung. Die Akten, Schlagwörter und Ressorts werden nicht gelöscht, nur aus dem Dossier ausgetragen. Dokumente hingegen werden auch physisch vom Rechner entfernt!

Dossier-Bereiche[Bearbeiten]

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Dossierverwaltung -> Dossier-Bereiche wird das gleichnamige Fenster geöffnet. Hier können neue Dossierbereiche vordefiniert oder bestehende angepasst werden. Änderungen und Neueinträge werden mit Liste speichern gespeichert:

Ein Doppelklick auf einen Dossierbereich öffnet das sehr ähnliches Fenster "Zuordnungen Dossierbereich". Darin werden alle Dossiers aufgelistet, welche dem entsprechenden Dossierbereich zugeordnet sind:

Schlagwortliste[Bearbeiten]

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Dossierverwaltung -> Schlagwortliste wird das Fenster "Schlagwortliste" geöffnet. Hier können neue Schlagwörter eingetragen oder bestehende angepasst werden. Änderungen und Neueinträge werden mit Liste speichern gespeichert:

Ein Doppelklick auf ein Schlagwort öffnet das sehr ähnliches Fenster "Schlagwortzuordnungen". Darin werden alle Dossiers aufgelistet, welche dem entsprechenden Schlagwort zugeordnet sind: