Aktuelle Version vom 27. März 2019, 17:08 Uhr

Adressen verwalten[Bearbeiten]

Mit dem Kommando Adressverwaltung -> Adressen verwalten öffnet sich das Fenster Adresspflege:

In diesem Fenster werden neue Adressen eingetragen, vorhandene Adressen gesucht und aufgerufen, und Adressen werden aktualisiert.

Eintragen einer neuen Adresse[Bearbeiten]

Das Eintragen einer neuen Adresse beginnt mit der Auswahl der Anrede für Name 1.

Die Auswahl eine Anrede ist wichtig und erforderlich, da sie erstens die automatische Anrede in Briefen und ähnlichen Dokumenten bestimmt und zweitens die Art der Adresse festlegt.

Je nach Anrede werden einzelne Felder für die Adresseingabe deaktiviert und deshalb bei der Anwahl mit <TAB> übersprungen. Dazu einige Beispiele:

Frau, Herr usw. lassen alles offen. Es kann ein Name und ein Vorname eingegeben werden. Wenn es unter der gleichen Adresse eine weitere Person gibt, wird diese unter Name 2 eingetragen. Dies allerdings nur, wenn die 2. Person keinen eigenen Datensatz erhält und deshalb nicht über die Beziehungen verknüpft werden kann.
Bei Familie kann kein zweiter Name eingetragen werden. Auch die Bezeichnung Familie wird nur dann gewählt, wenn die anderen Familienmitglieder keine eigenen Datensätze haben.
Bei Firma stehen beide Namensfelder für die Firmenbezeichnung zur Verfügung, aber keine Vornamen und keine privaten Telefonnummern. Bei einer Adresse vom Typ Firma können AnsprechpartnerInnen – auch mit individuellen EMail-Adressen, Postadressen und Telefonnumern eingetragen werden.

Die Anrede Firma dient lediglich zur Definition des Adresstyps. Sie erscheint in keinem Dokument und wird deshalb auch für Behörden oder Vereine benutzt.

Die übrigen Felder können nacheinander mit <TAB> angesprungen und beschriftet werden. Das Feld Funktion erscheint auf Wunsch in der Briefadresse, siehe dazu unter Einstellungen. Das Feld Bemerkungen erscheint nur intern und nicht in der Briefadresse. Unter Postfach wird nur die Nummer des Postfachs eingetragen. Sie erscheint dann auf der Adresse. Bei der Postfachnummer 0 erscheint in der Adresse nur der Text „Postfach“. Gilt für das Postfach eine andere Postleitzahl und ein anderer Ort, so werden die in den grau unterlegten Feldern eingetragen.

Nach Eingabe einer schweizerischen Postleitzahl erscheint der Ort oder eine Liste von Orten mit gleicher Postleitzahl automatisch.

Wird beim Feld "Wegzugsdatum" (bzw. "Auflösung" bei Firmen) ein Häkchen gesetzt, erhalt die Person automatisch den Status "weggezogen" bzw. "aufgelöst". Diese Stati sind nur relevant für die Adress-Suche, auch weggezogene Personen können weiterhin über über (Serien-)Briefe angeschrieben werden.

Mit Neue Adresse eintragen wird die Adresse in der Datenbank aufgenommen, im Feld Adress-Nummer ist nun eine Nummer eingteragen.

Mit Änderungen speichern werden Änderungen an einer bereits gespeicherten Adresse gespeichert.
Adresse löschen dient zum Entfernen einer Adresse aus der Datenbank.
Maske leeren entfernt alle Einträge aus dem Fenster.

Akte eintragen dient zum Eintragen einer nicht in der Datenbank vorhandenen Akte, z.B. eines eingegangenen Briefs (siehe unter Aktenverwaltung / Akte eintragen).).

Mit Akte erstellen wird eine neue Akte auf der Basis einer Vorlage mit der aktuellen Adresse und der passenden Anrede erstellt (siehe unter Aktenverwaltung / Akte erstellen).

Die Schaltflächen << und >> dienen zum Aufrufen einer vorherigen oder nachfolgenden Adresse in einer Folge gefundener Adressen. Die Reihenfolge der Adressen wird mit dem Fenster Einstellungen eingestellt.

Register Gruppen, Wahlfelder, Anrede, Rapport und Termine[Bearbeiten]

Im Register Gruppen werden die Gruppen aufgelistet, in denen die aktuelle Adresse Mitglied ist. Mit Passive Gruppen einblenden werden auch die passiven Gruppen gezeigt, in denen die Adresse Mitglied ist. Gruppen, die aktuell nicht benutzt werden, können zur Erhöhung der Übersichtlichkeit passiv gesetzt und damit für den Normalfall ausgeblendet werden (siehe Gruppen verwalten).
Mit Klick auf das Häkchen einer Gruppe wird die Adresse in die Gruppe aufgenommen. Die Gruppe wird nun fett dargestellt.
Bei Firmen kann entweder die ganze Firma in eine Gruppe eingetragen werden (dann werden alle Adressaten mit Häkchen bei Brief oder EMail einen Serienbrief bzw. ein Serien-EMail erhalten) oder nur einzelne Adressaten. Einzelne Adressaten werden im Fenster Adressat in eine Gruppe eingetragen (siehe dazu Adressaten), diese Gruppe wird nun blau dargestellt.

Im Register Wahlfelder werden die Wahlfelder aufgelistet, die für diese Adresse definiert sind (siehe Dienste / Wahlfelder).

In den Registern Rapport und Termine werden die Rapporte und Termine dieser Adresse dargestellt. Beide können über den Schalter Bearbeiten das Fenster Rapport und Termine öffnen, in dem sie bearbeitet werden (siehe Geschäftsverwaltung / Termine und Rapporte eintragen).

Handelt es sich bei der Adresse um eine Privatperson und nicht um eine Firma, erscheint das Register Anrede. In diesem Register kann die Anrede und Briefanschrift einer Person mit Ihrem Titel ergänzt werden. Durch Setzen eines Häkchens bei "Immer Duzen" wird diese Person in einem Serienbrief, der eigentlich mit "Sie"-Anreden erstellt wird, trotzdem mit "Du" angeredet.

Tabelle Adressaten oder Haushalt[Bearbeiten]

Je nach dem ob eine Firma oder eine Privatperson in der Adressmaske eingetragen ist, sind in der Tabelle unter den Bemerkungen entweder die Adressaten der Firma oder der Haushalt der Privatperson aufgelistet. Mehr dazu siehe weiter unten unter Adressaten und Haushalte

Personendaten[Bearbeiten]

Falls so konfiguriert, gibt es in der Adresseingabe für Personen eine Registerkarte um die Personendaten einzutragen:

Hier gibt es Felder für Zivilstand, Konfession, Heimatort, Staatszugehörigkeit, Beruf, Geburtstag, Geburtsort, Todestag und Todesort. Wird beim Feld "Verstorben am" ein Häkchen gesetzt, erhalt die Person automatisch den Status "verstorben". Verstorbene Personen werden nicht berücksichtigt bei der Erstellung von Adress-Etiketten und Serienbriefen. Sie werden aber weiterhin exportiert in Adressregister und Excel-Listen.

In den Feldern der Personendaten kann ebenfalls gesucht werden. Um nach Daten innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu suchen, gibt es extra die "Adresssuche nach Personendaten". Darin kann in einer Liste ein Datumsfeld (zB. Geburtstag) ausgewählt und anschliessend unter "von" und "bis" eine Zeitspanne angegeben werden. Um nach einem konkreten Geburtsdatum zu suchen, benutzt man nach wie vor das Feld "Geboren am". Gibt man dort zB. "13.04. " ein, werden alle Personen zurückgeliefert, die am 13. Mai Geburtstag haben.

Kasualien[Bearbeiten]

Die Liste von möglichen Religiösen Zeremonien (zB. Taufe, Konfirmation, Firmung, etc.) kann mit Klick auf Liste Kasualien selber zusammengestellt werden. Sind einige Kasualien eingetragen, können diese nun ausgewählt und ein Datum dazu gespeichert werden.

Ehen[Bearbeiten]

Es können beliebig viele Ehen eingetragen werden wobei aber höchstens einE EhepartnerIn auch der/die LebenspartnerIn sein kann. Eine neue Ehe wird mit Ehe hinzufügen erstellt, es öffnet sich das Fenster:

Mit Suchen muss zuallererst ein Datensatz gesucht und ausgewählt werden. Dies neue Ehe muss nun mit Speichern in die Datenbank eingetragen werden, bevor die Daten und Orte für Heirat, Trauung, Trennung und Scheidung eigegeben werden können. Mit dem Häkchen "Lebenspartner" wird diese Ehepartnerin automatisch auch zur einzigen Lebenspartnerin. In die Felder unter "Seelsorger" und "Trauzeugen / Kontakte" können Namen von Hand eingegeben oder mit den Buttons Suchen aus der Datenbank hinzugefügt werden.

Adresssuche nach Personendaten[Bearbeiten]

Im Bereich "Adresssuche nach Personendaten" können Adressen nach Daten Von - Bis gesucht werden, zB. nach dem Geburtsdatum. Die gefundenen Adressen werden im Fenster "Adress-Auswahl" aufgelistet, welches unter Suche und Aufruf einer in der Datenbank vorhandenen Adresse genauer beschrieben wird.

Beziehungen[Bearbeiten]

Mit einem enstprechenden Eintrag in der ini-Datei können die familiären Beziehungen von Adressen eingegeben werden. Dies ist vorallem auch für (Serien-)Elternbriefe oder Haushaltsbriefe ein riesiger Vorteil. Links oben erscheint nun eine zweite Registerkarte "Beziehungen":

Ein Klick auf die Registerkarte "Beziehungen" öffnet das Fenster "Beziehungen", worin nun die familiären Beziehungen eingetragen werden können. Mit den Buttons Mutter eintragen, Vater eintragen, PartnerIn eintragen und Kind eintragen können die entsprechenden Datensätze gesucht und eingetragen werden:

Nach dem Eintragen der Beziehungen hat die Adresse nun für jede verwandte Person eine neue, farbige Regsiterkarte erhalten mit den Kürzeln "M:" für Mutter, "V:" für Vater", "LP:" für LebenspartnerIn und "K:" für Kind.

Mit Klick auf eine der farbigen Registerkarten öffnet sich die enstprechende Adresse und zeigt nun deren Familienbeziehungen an.

Haushalte[Bearbeiten]

Als Haushalt gelten Personen, die untereinander Familienbeziehungen haben und an der selben Adresse wohnen.

Haushaltsbrief: Leben mehrere Generationen unter einem Dach, gelten folgende Bedingungen, wann eine Person (mit ihrer Familie) als eigener Haushalt behandelt wird:

Wenn eine Person eineN LebenspartnerIn hat
Wenn eine Person Kinder hat
Wenn eine Person keine Eltern (mehr) hat
Wenn eine Person das Erwachsenenalter erreicht hat

Das Erwachsenenalter kann unter Einstellungen festgelegt werden. Sollen alle jungen Erwachsenen ab 18 einen eigenen Brief erhalten, legt man das Erwachsenenalter auf 18 fest. Sollen aber im Gegenteil ältere Junggesellen, die noch mit ihren Eltern zusammenwohnen keinen eigenen Brief erhalten, setzt man das Erwachsenenalter ganz hoch an, zB. mit 80.

Zu einem Haushalt einer erwachsenen Person gehört sie selber, der Lebenspartner und die eigenen Kinder, die an der selben Adresse wohnen. Aus Sicht von Kindern besteht der Haushalt nur aus sich selber und den Eltern, die an der selben Adresse wohnen.

Adressaten[Bearbeiten]

Adressaten sind die AnsprechpartnerInnen in einer Firma, Behörde, einem Verein o.ä. Sie können erst eingetragen werden, wenn die Adresse vorher mit Neue Adresse eintragen gespeichert wurde. Die Adressaten werden einfach in die Tabelle eingetragen und mit Änderungen speichern in die Datenbank aufgenommen. Bei jedem Adressaten kann mit einem Häkchen festgelegt werden, ob er bei einem Serienbrief oder Serien-Email an die „Firma“ adressiert werden soll. Werden für eine Firma keine Adressaten eingetragen oder hat kein eingetragener Adressat ein Brief-Häkchen, dann erhält die Firma einen unpersönlichen Serienbrief mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Ein Adressat mit einem Häkchen bei Brief erhält einen Serienbrief mit seiner persönlichen Anrede. In diesem Fall bekommt die Firma keinen unpersönlichen Brief. Analoges gilt für Serien-EMails.

Mit Klick auf den Button Info öffnet sich ein Fenster, in dem für diesen Adressaten eigene Telefonnummern und sogar eine individuelle Postadresse eingetragen werden kann.

In diesem Fenster werden individuelle Daten für diesen Adressaten eingetragen. Besonders interessant z.B. für Vereine ist die Möglichkeit, eine individuelle Postadresse nach Anklicken des entsprechenden Kästchens einzutragen.
Hat ein Adressat ein Brief- oder ein EMail-Häkchen hat man die Möglichkeit zum Adressaten auch Wahlfelder auszufüllen oder in Gruppen eizutragen. Sind mehrere Adressaten vorhanden kann hier nur der eine Adressat in eine Gruppe eingetragen werden, diese erscheint nun blau statt fett. Mehr dazu unter Adressgruppen.

Hat ein Adressat eine eigene Telefonnummer, so erscheint in seinem Feld Info ein „T“. Hat er eine individuelle Postadresse, so wird sein Eintrag farbig unterlegt.

Adressat löschen[Bearbeiten]

Soll ein Adressat gelöscht werden, wird seine Zeile im Fenster Adresseingabe mit Klick auf den Zeilenkopf markiert und mit der Taste Delete entfernt. Mit dem Button Änderungen speichern wird der Adressat auch aus der Datenbank entfernt.

Suche und Aufruf einer in der Datenbank vorhandenen Adresse[Bearbeiten]

Die Felder "Anrede", "Name", "Vorname", "Funktion", "Postkreis", "Strasse", "Postfach", "PLZ", "Ort", "E-Mail", "Internet", "Tel. G" (Geschäft), "Tel. P" (privat), "Tel. M" (mobil), "Fax", "Bemerkungen", "Zuzug", "Wegzg", "Aktualisiert", "Erfasst", "Alle Vornamen", "Zivilstand", "Konfession", "Heimatort", "Staatszugehörigkeit", "Beruf", "Geboren am", "Geburtsort", "Verstorben am" und "Todesort" können für die Suche nach Adressen benutzt werden. Wird in eines dieser Felder eine Zeichenfolge eingegeben, so werden alle entsprechenden Felder in der Datenbank nach dieser Zeichenfolge im Volltextmodus, d.h. unabhängig von ihrer Position in dem Feld, durchsucht. Wird z.B. im Feld "Name" die Zeichenfolge „mei“ eingegeben, dann wird neben Meise und Meier auch Hofmeister gefunden. Dabei gilt folgendes:

Die Sucheingabe in Name 1 wird nicht nur in Name 1, sondern auch in Name 2 und in Name der Adressaten gesucht.
Im Feld Anrede findet die Wahl "Frau" alle Frauen, auch diejenigen mit der Anrede "Frau Dr." oder "Frau Prof." Die Wahl "Frau Dr." bzw. "Frau Prf." findet nur Frauen mit der Anrede "Frau Dr." bzw. "Frau Prof.". Dasselbe gilt auch für die Anreden "Herr", "Herr Dr." und Herr Prof."
Für alle Felder mit Daten ("Erfasst", "Geburtsdatum", etc. kann in der "Adresssuche nach Personendaten" eine Von-Bis-Zeitspanne eingegeben werden.
Wird in eines der Suchfelder ein * eingegeben, liefert die Suche alle Datensätze zurück, deren Feld nicht leer ist.
Um nach einem Wahlfeld zu suchen, wird in der Registerkarte Wahlfeld in der 2-spaltigen Tabelle links das Wahlfeld ausgesucht und rechts der Suchbegriff eingegeben.
Um nur Adressen einer bestimmten Adressgruppe zu finden, wird in der Registerkarte Gruppenzuordnung die entsprechende Gruppe angeklickt.
Eingaben in mehr als einem Suchfeld werden mit logisch UND verknüpft. Sie müssen also in allen angegebenen Feldern gefunden werden. Das heisst je mehr Suchangaben gemacht werden, desto weniger Resultate wird die Suche zurückliefern.
Wird überhaupt kein Suchbegriff eingegeben, dann werden alle Adressen gefunden.

Die Suche wird durch Klick auf Adressen suchen gestartet.

Eingabe Beispiel: Suche alle die im November Geburtstag haben und im Jahr 2014 70 Jahre oder älter werden.

Gefundene Adressen[Bearbeiten]

Gefundene Adressen werden in einem Sonderfenster zur weiteren Auswahl angezeigt. Sie sind entsprechend der Festlegung im Fenster Einstellungen sortiert:

Mit Klick auf eine Adresse schliesst sich das Fenster wieder und die ausgewählte Adresse wird nun im Fenster Adresspflege angezeigt.

Im Fenster Adressen-Auswahl kann die Liste der gefundenen Adressen auch direkt weiterverwendet werden. Dies ist zum Beispiel praktisch, wenn die Empfänger nicht in einer gemeinsamen Gruppe eingetragen sind, sondern zum Beispiel an der gleichen Strasse wohnen (Suchfeld "Strasse") oder im gleichen Monat Geburtstag (Suche nach "Wahlfeld Geburtstag") haben.
Der Button Gruppe erstellen erstellt eine Adressgruppe aus den gefundenen Adressen, der Button Excel-Export erstellt eine Excel-Liste, siehe dazu unter Excel-Export. Im eingerahmten Kästchen sind sind folgende Funktionen verfügbar: der Button Serienbrief erstellt einen Serienbrief, der Button Serien-EMails erstellt ein Serien-EMail, der Button Adressliste eine ganz einfache voreingestellte Adressliste zum Beispiel für Druckereien und der Button Ettiketten füllt einen Etikettenbogen. Für die Buttons im Kästchen kann jeweils noch die Option "an die Haushalte" oder "an die Eltern" gewählt werden.
Siehe dazu jeweils die entsprechenden Einträge unter Serienbrief, Serien-EMail und Serien-Etiketten und unter Haushaltsbrief bzw. Elternbrief.

Zurück im Fenster Adress-Eingabe kann mit dem Button letzte Suche eine der letzten 10 Suchanfragen wiederholt werden.

Adressgruppen[Bearbeiten]

Zu einer Adressgruppe werden Adressen zusammengefasst, die Serienbriefe oder –EMails erhalten sollen. Mehrere Adressgruppen können zu einer Obergruppe zusammengefasst werden. Befindet sich dann eine Adresse in mehreren Gruppen einer Obergruppe, so erhält sie bei einem Serienbrief an die Obergruppe nur einen Brief.

Beispiel: Eine Person ist Mitglied im Turnverein und im Männerchor. Sie enthält dann bei einem Serien-EMail an die Obergruppe Dorfvereine nur eine EMail. Adressgruppen werden mit dem Kommando Adressverwaltung -> Gruppen verwalten eingerichtet und gepflegt. Das Fenster "Gruppenverwaltung" zeigt die vorhandenen Gruppen und Obergruppen und dient auch zur Errichtung neuer Gruppen:

Mit Klick auf einer der Gruppen öffnet sich das ausgefüllte Fenster "Gruppenverwaltung", mit dem Schalter Neue Gruppe öffnet sich ein leeres Fenster "Gruppeneingabe" zur Eingabe einer neuen Gruppe oder Bearbeitung einer bestehenden Gruppe:

Eine Adressgruppe hat immer einen Namen und ein Kürzel, mit denen sie verwaltet und aufgerufen wird. Sie kann eine Beschreibung und zwei Informationszeilen zur Dokumentation erhalten.

Nach Eingabe von Name und Kürzel wird sie als Erstes mit Neue Gruppe eintragen gespeichert. Anschliessend können die Beschreibung und Info-Zeilen ergänzt werden.

Zum Eintragen von Gruppenmitgliedern werden Adressen durch Suchtexte in Name oder Vorname eingegeben und mit Adresse zufügen gesucht. Im dann erscheinenden Fenster mit gefundenen Adressen wird die gewünschte angeklickt und in die Gruppe eingefügt. Bei jeder Person kann die Funktion in der Gruppe und eine zusätzliche Bemerkung eingetragen werden. Doppelklick auf eine Adresse öffnet das Fenster Adresspflege.

Mit Änderungen speichern wird die Gruppe sodann gespeichert.

Adressen können auch im Fenster Adresspflege in der Registerkarte Gruppenzuordnung eingetragen werden. Da bei Firmen bestimmt werden kann, welche der Adressaten Briefempfänger oder EMail-Empfänger sind, gibt es die Registerkarten Brief-Adressaten, EMail-Adressaten und Alle Adressen. So ist ersichtlich, wer einen Brief und wer ein EMail erhält, wenn diese Gruppe angeschrieben wird.

Vordergründig wird eine Adressgruppe für den Versand von Serienbriefen erstellt. Mit den eingebbaren Zusatzinformationen kann mit den Gruppen eine effiziente Vereins-, Kommissions- oder Behördenverwaltung aufgebaut werden.

Analog zu den Adressgruppen werden Obergruppen definiert und verwaltet.

Eine Bemerkung zum Einsatz von Adressgruppen und Adressaten einer „Firma“ Die Adressgruppe ist eine sehr allgemeine Art, Adressen zusammenzufassen. Sie kann sowohl individuelle als auch Firmen- (also auch Vereins- oder Behörden-) Adressen umfassen.

Ein Serienbrief an eine Gruppe geht an alle Adressen in der Gruppe. Bei Privatleuten also an die privaten Adressen und bei Firmen an die Firmenadressen. Sind für eine Firma mehrere Ansprechpartner eingetragen, dann erhalten diese den Serienbrief an ihre Firmenadresse. Mehr zur Erfassung von Serienbriefen unter Bearbeitung des Serienbriefes in MS-Word.

Ist für eine „Firma“ ein Adressat mit individueller Postadresse eingetragen, dann erhält dieser einen Brief an diese Adresse, in der der Name der Firma erscheint. Die Person erhält also einen Firmenbrief an seine individuelle Adresse. Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung wird für die eigenen Gemeinderäte eine Gruppe mit deren Privatadressen einrichten und diesen so normale Serienbriefe oder –EMails schicken. Die Gemeinderäte einer Nachbargemeinde werden aber als Adressaten in die „Firma“ Nachbargemeinde eingetragen, damit in deren Serienbriefen der Name ihrer Gemeinde auftaucht.

Ist eine Benutzerverwaltung eingerichtet kann unter "Berechtigung erteilen" der Zugrifff auf die Gruppe geregelt werden.

Geburtstagslisten erstellen[Bearbeiten]

Mit dem Kommando Adressverwaltung -> Geburtstagsliste erstellen wird das Fenster "Geburtstagslisten erstellen" aufgerufen:

In diesem Fenster kann eine der vordefinierten Geburtstagslisten (zum Definieren der Geburtstagslisten siehe unter Geburtstagslisten), eine Adressgruppe und eine Zeitspanne ausgewählt werden, für die eine Geburtstagsliste erstellt werden soll.

Mit der Schaltfläche Listen... wird das Fenster "Geburtstagslisten definieren" aufgerufen, in dem man sehen kann welche Alter in der ausgewählten Liste eingetragen sind. Mit der Schaltfläche Gruppen... gelangt man die die Gruppenverwaltung, in der man nachschauen kann, welche Adressen in welchen Gruppen eingetragen sind.

Unter Zeitraum kann wird nun gewählt, in welchem Zeitraum die Geburtstage gesucht werden, an denen die Jubilare eines der Alter erreichen, für die die ausgewählte Liste vordefiniert wurde. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

für einen bestimmten Monat eines bestimmten Jahres
für die nächsten Anzahl Tage ab einem bestimmten Datum
für ein bestimmtes Jahr, optional ab einem bestimmten Datum
für eine Zeitspanne, die mit zwei Daten angegeben wird

Im obigen Beispiel wurde die Liste "Jubilare 70+" (darin sind die Jahre 70, 75, 80, 85, 90, 95, 100 und 105 definiert) und die Gruppe "Reformierte Einwohner Blumingen" ausgewählt. Mit Suchen wird nun eine Liste erstellt mit allen Personen, die einerseits in der Gruppe "Reformierte Einwohner Blumingen" eingetragen sind, und andererseits zwischen dem 19. September und dem 18. Oktober 2014 das Alter 70, 75, 80, 85, 90, 95, 100 oder 105 Jahre erreichen. Es öffnet sich das Fenster Auswahl Exportliste, mit dem nun die gewünschten Daten der gefundenen Personen in eine Exceldatei exportiert werden können.

Druckereilisten erstellen[Bearbeiten]

Mit dem Kommando Adressverwaltung -> Druckereilisten erstellen wird das Fenster "Druckerei Mutationsliste erstellen" aufgerufen:

In diesem Fenster kann eine der vordefinierten Druckereilisten (zum Definieren der Druckereilisten siehe unter Druckereilisten) und ein Vergleichsdatenstamm ausgewählt werden.

Mit der Schaltfläche Listendefinition... wird das Fenster "Druckereilisten definieren" aufgerufen, in dem man sehen kann, welches Wahlfeld für die Abonummer und welche Adressgruppe für die entsprechende Liste definiert sind.

Wird im Auswahlfeld Liste: eine der definierten Listen ausgewählt, werden im Listenfeld darunter die letzen 5 Datenstämme aufgelistet, die erstellt worden sind. Ist noch nie ein Datenstamm gezogen worden, ist die Liste leer. Es muss immer der Datenstamm ausgewählt werden mit dem selben Datum, an dem die letzte Mutationsliste erstellt worden ist, die auch wirklich an die Druckerei gesendet wurde.

Um eine Mutationsliste zu erstellen, muss eine Liste und - falls vorhanden - ein Datenstamm ausgewählt werden.

Mit Klick auf Mutationsliste erstellen wird nun ein aktueller Datenstamm gezogen, welcher mit dem ausgewählten Datenstamm verglichen wird. Abweichungen wie Adressänderungen, Zu- und Wegzüge werden nun in einer Excelliste ausgegeben, die an die Druckerei gesendet werden kann. Wird beim Erstellen der Liste eine Warnung ausgegeben, kann der Fehleintrag in der Datenbank korrigiert werden. Beim Erneuten Erstellen der Liste, muss darauf geachtet werden, dass der richtige Datenstamm ausgwählt wird.

Da es unnötig ist, alte Datenstämme ewig lange aufzubewahren und diese nur Speicherplatz auffressen, wird nach dem Erstellen von 5 Datenstämmen nachgefragt, ob der 6. gelöscht werden kann. Da Sie ja eigentllich nur denjenigen Stamm aufbewahren müssen mit dem Datum, an dem Sie das zuletzt gültige Mutationsfile erstellt haben, welches Sie auch wirklich an die Druckerei geschickt haben, können alle anderen Files gelöscht werden. Falls ein Mutationsfile erstellt worden ist, welches nie der Druckerei geschickt werden soll (z.B weil vorher noch Fehleinträge korrigiert werden sollen), kann dieses - um Verwechslungen zu vermeiden - mit der Schaltfläche Datenstamm löschen gelöscht werden.

Führung der Gruppe Pfarreiforum / Abonummern für Druckereiliste[Bearbeiten]

Zuzug:[Bearbeiten]

Wegzug / Todesfall[Bearbeiten]

Umzug innerhalb der Gemeinde[Bearbeiten]

WG: Auch Geschwisterpaare die ohne die Eltern zusammenleben, und dehalb von der Datenbank nicht als Familie erkannt werden, gelten als WG. Neue Abonnements: Die Druckerei muss die neuen Abonummer mitteilen, damit sie in der Datenbank eingetragen werden kann. Solange keine Abonummer vorhanden ist, wird die Adresse in der Mutationsliste als Zuzug, der eine Abonummer benötigt, aufgeführt.

Excel-Export[Bearbeiten]

Adressen können mit dem Kommando Adressverwaltung -> Excel-Export mit sämtlichen Datenbankeinträgen in ein Excel-Dokument exportiert werden.

Es gibt je einen Excel-Export für Briefadressen, EMail-Adressen und Alle Adressen für ausgewählte oder alle Gruppen. Der Unterschied betrifft die Adressaten der Firmen. Im Fenster Adresspflege kann mit Setzen von Häkchen vor den jeweiligen Adressaten angegeben werden, ob sie als EMail- oder Briefempfänger eingetragen werden sollen. Die entsprechenden Excel-Exporte enthalten nur die Adressaten, die auch EMail- oder Briefempfänger sind. Im Register Alle Adressen sind dementsprechend alle Adressaten - also auch diejenigen ohne Häkchen - aufgeführt.

Mit einem der Kommandos unter Excel-Export öffnet sich das Fenster "Excel-Adressexport". In diesem können nun die Gruppen ausgewählt werden, für die die adressliste erstellt werden soll. Mit der Auswahl von Alle Adressen werden sämtliche Adressen bzw. EMail- oder Briefempfänger der Datenbank in der Adressliste aufgelistet. Mit der Wahl eines Status, bzw. mit der Schaltfläche Gruppen ausschliessen können die Adressen zusätzlich gefiltert werden.

Mit Weiter... öffnet sich nun das Fenster "Auswahl Exportliste". In diesem Fenster kann nun festgelegt, welche Felder der Datenbank exportiert werden sollen. Diese Auswahl kann für weitere Verwendungen als Liste gespeichert werden:

Unter "Wählen Sie eine Exportliste" wird mit Klick eine der vorhandenen Listen ausgewählt. Soll eine neue Liste erstellt werden, kann die ausgewählte Liste mit Liste kopieren kopiert werden. Die Kopie kann man nun umbenennen und unter "Spalten zur Liste hinzufügen oder entfernen" die Datenfelder auswählen, die aus der Datenbank exportiert werden sollen. In den grau hinterlegten Boxen (jeweils rechts) stehen alle Felder, die noch zur Verfügung stehen, in den weissen Boxen (jeweils links) stehen alle Felder, die zum Export ausgewählt wurden. Dabei können nicht nur Felder des Datensatzes, sondern auch Felder der über die Beziehungen verknüpften Datensätze "Mutter", "Vater" und/oder "Lebenspartner" ausgwählt werden.
Unter "Vorschau Excel-Spalten" sind alle ausgewählten Felder aufgelistet. Diese können nun mit Drag and Drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden. Die so zusammengestellte Liste wird mit Liste speichern gespeichert, bevor sie nun mit Adressen exportieren... in ein Excel-Datenblatt exportiert werden kann.

Partner vereinigen[Bearbeiten]

Ist eine Adresse (Person oder Firma) doppelt in die Datenbank eingetragen worden, muss ein Datensatz gelöscht werden können, ohne dass dessen Rapport, Akten und Gruppenzugehörigkeiten verloren gehen. Dazu dient das Fenster "Partner vereinigen". Mit dem Kommando Adressverwaltung -> Partner vereinigen wird es aufgerufen:

Nun wird in der linken Fensterhälfte der Datensatz gesucht und aufgerufen, welcher bestehen bleiben und rechts der Datensatz, der gelöscht werden soll. D.h. bei Unstimmigkeiten, z.B. verschiedenen Adressen, wird immer dem linken Datensatz (Partner 1) der Vorrang eingeräumt. Fehlende Angaben, welche nur bei Person 2 eingetragen worden sind, werden bei Partner 1 ergänzt. Alle Gruppen, Akten, Rapporte, Adressaten von Partner 2 werden nun Partner 1 zugeordnet, bevor Partner 2 gelöscht wird.

Adressverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen