Dienste

Unter Dienste werden allgemeine Programme zum Einrichten und Pflegen von Vorlagen und Einstellungen zusammengefasst.

Daten-Abgleich (optional)

Es ist möglich mit anderen Programmen (zB. Einwohnerkontrolle) einen Datenabgleich vorzunehmen. Der optionale Abgleich wird mit dem Kommando Dienste -> Daten-Abgleich gestartet.

Sind mehrere verschiedene Abgleiche eingerichtet öffnet sich das Fenster "Abgleich auswählen":

Mit Klick auf einen der Abgleich öffnet sich der Datei-Explorer zur Auswahl der Datendatei. Nach mehreren Rückfragen, ob die richtige Datei ausgewählt wurde und ob der Abgleich wirklich jetzt durchgeführt werden soll, werden die bestehenden Daten aktualisiert, neuen Daten eingetragen und die Beziehungen aktualisiert. Es werden keine Datensätze gelöscht. Weggezogene oder verstorbene Personen erhalten lediglich den Status "weggezogen" oder "verstorben".

Nun müssen bei Zuzügen, Wegzügen und Todesfällen noch von Hand die Gruppeneinträge überprüft werden, dies geschieht im Fenster "Mutationsmeldungen bestätigen", siehe unten.

Mutationsmeldungen bestätigen (optional)

Das Fenster "Mutationsmeldungen bestätigen" öffnet sich nach einem Daten-Abgleich von selber:

Alle eingelesenen Mutationen sollten mit Klick auf den Namen in der Liste links kurz überprüft und bestätigt werden. Im Mittelpunkt stehen dabei die Gruppenzuteilung, die Lebenspartnerschaft (Haushalt) und allenfalls der Zivilstand, falls dieser bei Ehepartnern übereinstimmt.

Im Rahmen Person sind die wichtigsten Daten zu der angeklickten Person aufgeführt, direkt darunter die Gruppen, in denen die Person eingetragen ist.

Rechts daneben im Rahmen Ehe-/Lebenspartner sind die wichtigsten Daten des Ehe-/Lebenspartners der angeklickten Person aufgeführt, direkt darunter die Gruppen, in denen der Ehe-/Lebenspartners eingetragen ist.

Mit den Buttons Anzeigen kann man direkt die Adresseingabe der jeweiligen Person öffnen und dort im Register "Log" die Änderungen nachvollziehen, die gemacht worden sind.

Mit den Button Speichern kann man Gruppenzuteilungen speichern, die man direkt vornehmen kann.

Oben rechts unter Art der Lebenspartnerschaft kann man sich die Ehe anzeigen lassen oder mit Klick auf die Checkboxen Ehe bzw. Lebenspartnerschaft und dem Button Speichern eine Ehe bzw. Lebenspartnerschaft löschen oder eintragen.

Zum Bestätigen klickt man in der Liste links auf jeden Namen und überprüft je nach Meldungstyp die Gruppeneinträge, die Lebenspartnerschaft und allenfalls den Zivilstand.

Es gibt folgende Meldungstypen:

Zuzug/Geburt -> ein neuer Datensatz wurde gemeldet

Ein neuer Datensatz wird automatisch in vordefinierte Gruppen eingetragen und seinen Eltern zugeordnet

Ehe- und Lebenspartnerschaften werden automatisch eingetragen

Lebenspartnerschaft und Zivilstand des Partners überprüfen

Tod -> Die Person ist verstorben oder es wurden Änderungen an Todesdatum oder -Ort gemeldet

Gruppen, Partner Zivilstand, Lebenspartnerschaft überprüfen

Ehe -> Zur Person wurde eine Ehe oder Änderungen an den Ehedaten gemeldet

Gruppen, Partner Zivilstand, Lebenspartnerschaft überprüfen

Beziehungen -> zu der Person wurden Änderungen an den Familienbeziehungen gemeldet

Gruppen, Eltern, Ehe und Lebenspartnerschaft, Partner Zivilstand überprüfen

Adresse -> zu der Person wurden Änderungen an den Adressdaten innerhalb der Gemeinde gemeldet

Gruppen, Lebenspartnerschaft und Haushalt überprüfen

Wegzug -> zu der Person wurde ein Wegzug oder Änderungen an den Wegzugsdaten gemeldet

Gruppen, Lebenspartnerschaft und Haushalt überprüfen

Wiederzuzug -> die Person wurde als wieder in die Gemeinde zugezogen gemeldet(siehe auch Zuzug_Geburt)

Gruppen, Lebenspartnerschaft und Haushalt überprüfen

Konfession -> zu der Person wurde ein Konfessionswechsel gemeldet

Gruppen, Kircheneintritt, Kirchenaustritt eintragen

Person -> zu der Person wurden Namensänderungen geändert

Keine Überprüfung notwendig

Personendaten -> zu der Person Änderungen an den Personendaten gemeldet

Keine Überprüfung notwendig

Mit Klick auf eine einzelne Meldung wird in dem freien Platz oberhalb des Rahmens Person angezeigt, was überprüft werden soll.

Offensichtliche Fehler, zum Beispiel der Zivilstand "verheiratet" bei einer Person, dessen Ehepartner verstorben ist, werden vom System erkannt und rot hinterlegt.

Diese Fehler können direkt im Fenster korrigiert und gespeichert werden.

Meldungen später bestätigen

Es sollten immer alle Mutationen kurz überprüft und bestätigt werden.

Möchte man die Meldungen zu einem späteren Zeitpunkt bestätigen, kann das Fenster bedenkenlos geschlossen werden. Über das Menu Dienste -> Mutationsmeldungen bestätigen kann es jederzeit wieder geöffnet werden. Es öffnet sich zuerst eine Liste mit allen getätigten Datenabgleichen, solche mit unbestätigten Meldungen sind rot untermalt. Den gewünschten Datenabgleich mit Doppelklick oder dem Button Bestätigen öffnen.)

Sind bei einem Datenabgleich gar keine Mutationen vorgekommen, kann ein Abgleich ohne Meldungen auch mit dem Button Löschen proböemlos aus der Liste entfernt werden.

Vorlagen aufrufen

Mit dem Kommando Dienste -> Vorlagen aufrufen wird ein Fenster geöffnet, das alle vorhandenen Vorlagen für Dokumente und Akten im Ordner "\ProDOK\Gremium\Vorlagen\" bzw. "\ProDOK\Gremium\Vorlagen\Interne Akten\" auflistet, links die Vorlagen um Akten mit Partner, rechts die Vorlagen um interne Akten zu erstellen (siehe dazu unter Aktenverwaltung):



Eine Vorlage wird mit Doppelklick oder mit dem Button Vorlage öffnen geöffnet.

Eine neue Vorlage wird am besten und einfachsten aus einer Kopie einer bereits vorhandenen Vorlage erstellt, da eine Dokument-Vorlage die nötigen Textmarken haben muss, um als isys-ProDOK-Vorlage benutzt zu werden (siehe dazu unten im Abschnitt Textmarken und unter Bearbeitung des Einzeldokuments in MS-Word).

Textmarken

Die obligatorischen Textmarken für alle ProDOK-Vorlage sind:
* Betreff	Betreff
* Datum	Datum
Akten mit Partner haben mindestesten eine der folgender Textmarken:
* Name1	Vollständige Briefadresse
* VornameName	Vorname Nachname
* Referenz	Herr/Frau Nachname
* Name	Nachname
* Nachname	Nachname
* Nachname1	Nachname
Akten haben freiwillig folgende Textmarken:
* RegNr	Registernummer
* RegTitel	Registertitel
* Verfasser	VerfasserIn des Dokuments aus der Wahlliste der Ressorts
* Kuerzel	Kürzel der/des VerfasserIn des Dokuments aus der Wahlliste der Ressorts
Akten mit Partner haben freiwillig folgende Textmarken:
* Anrede	Sehr geehrter Herr/geehrte Frau Nachname, Liebe/Lieber Vorname
* Vorname	Vorname
* Vorname1	zweiter Ort, an dem der Vorname eingesetzt wird
* NameVater	Vorname Name des Vaters
* NameVater1	zweiter Ort, an dem Vorname Name des Vaters eingesetzt wird
* NachnameVater	Nachname des Vaters
* NachnameVater1	zweiter Ort, an dem der Nachname des Vaters eingesetzt wird
* VornameVater	Vorname des Vaters
* VornameVater1	zweiter Ort, an dem der Vorname des Vaters eingesetzt wird
* NameMutter	Vorname Name der Mutter
* NameMutter1	zweiter Ort, an dem Vorname Name der Mutter eingesetzt wird
* NachnameMutter	Nachname der Mutter
* NachnameMutter1	zweiter Ort, an dem der Nachname der Mutter eingesetzt wird
* VornameMutter	Vornname der Mutter
* VornameMutter1	zweiter Ort, an dem der Vorname der Mutter eingesetzt wird
* NameEhepartner	Vorname Name des Ehepartners
* NameEhepartner1	zweiter Ort, an dem Vorname Name des Ehepartners eingesetzt wird
* TrauungsDatum	Trauungsdatum (kirchliche Trauung)
* NameLebenspartner	Vorname Name des Lebenspartners
* NameLebenspartner1	zweiter Ort, an dem Vorname Name des Lebenspartnerseingesetzt wird
* Strasse	Strasse und Hausnummer
* PLZOrt	PLZ und Ort
* Zuzugsdatum	Zuzugsdatum
* Kirchgemeinde	Kirchgemeinde
* EMail	EMail
* Internet	Internet
* TelP	Telefon privat
* TelG	Telefon geschäftlich
* TelM	Telefon mobil
* Fax	Fax
Akten mit Partner und Personendaten haben freiwillig folgende Textmarken:
* AlleVornamen	Alle Vornamen
* Geburtsdatum	Geburtsdatum
* Geburtsort	Geburtsort
* Heimatort	Heimatort
* Zivilstand	Zivilstand
* Konfession	Konfession
* Beruf	Beruf
* Staat	Staat
* Todesdatum	Todesdatum
* Todesort	Todesort
* Eintritt	Kircheneintritt
* Austritt	Kirchenaustritt
Elternbriefe haben freiwillig folgende Textmarken:
* VornameKind	Vorname des Kindes
* VornameKind1	zweiter Ort, an dem der Vorname des Kindes eingesetzt wird
* VornameKind2	dritter Ort, an dem der Vorname des Kindes eingesetzt wird
* VornameKind3	vierter Ort, an dem der Vorname des Kindes eingesetzt wird
* NachnameKind	Nachname des Kindes
* NachnameKind1	zweiter Ort, an dem der Nachname des Kindes eingesetzt wird
* NachnameKind2	dritter Ort, an dem der Nachname des Kindes eingesetzt wird
* NachnameKind3	vierter Ort, an dem der Nachname des Kindes eingesetzt wird
* SohnTochter	Ihr Sohn/Ihre Tochter/Dein Sohn/Deine Tochter
* SohnTochter1	zweiter Ort, an dem der SohnTochter eingesetzt wird
* SohnTochter2	dritter Ort, an dem der SohnTochter eingesetzt wird
* SohnTochter3	vierter Ort, an dem der SohnTochter eingesetzt wird
Sind Wahlfelder definiert worden, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken eingefügt werden:
* Wahlfeld1	Inhalt des Wahlfeld 1
* Wahlfeld2	Inhalt des Wahlfeld 2
* Wahlfeld3	Inhalt des Wahlfeld 3
* Wahlfeld4	Inhalt des Wahlfeld 4
* Wahlfeld5	Inhalt des Wahlfeld 5
* Wahlfeld6	Inhalt des Wahlfeld 6
* Wahlfeld7	Inhalt des Wahlfeld 7
* Wahlfeld8	Inhalt des Wahlfeld 8
* Wahlfeld9	Inhalt des Wahlfeld 9
* Wahlfeld10	Inhalt des Wahlfeld 10
* Wahlfeld11	Inhalt des Wahlfeld 11
* Wahlfeld12	Inhalt des Wahlfeld 12
* Wahlfeld13	Inhalt des Wahlfeld 13
* Wahlfeld14	Inhalt des Wahlfeld 14
Falls es unter den Kasualien die Taufe gibt, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken in die Word Vorlagen eingefügt werden:
* TaufDatum	Taufdatum
* TaufDatum1	Zweiter Ort, an dem das Taufdatum eingesetzt wird
* TaufOrt	Taufort
* TaufKirche	Taufkirche
* TaufSpruch	Taufspruch
* TaufSeelsorgerAnrede	Taufseelsorger Anrede
* TaufSeelsorgerVorname	Taufseelsorger Vorname
* TaufSeelsorgerName	Taufseelsorger Name
* TaufPate1Anrede	Taufpate 1 Anrede
* TaufPate1Vorname	Taufpate 1 Vorname
* TaufPate1Name	Taufpate 1 Name
* TaufPate2Anrede	Taufpate 2 Anrede
* TaufPate2Vorname	Taufpate 2 Vorname
* TaufPate2Name	Taufpate 2 Name
* TaufPate3Anrede	Taufpate 3 Anrede
* TaufPate3Vorname	Taufpate 3 Vorname
* TaufPate3Name	Taufpate 3 Name
* TaufPate4Anrede	Taufpate 4 Anrede
* TaufPate4Vorname	Taufpate 4 Vorname
* TaufPate4Name	Taufpate 4 Name
Falls es unter den Kasualien die Firmung gibt, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken in die Word Vorlagen eingefügt werden:
* FirmDatum	Firmdatum
* FirmOrt	Firmort
* FirmKirche	Firmkirche
* FirmSpruch	Firmspruch
* FirmSeelsorgerAnrede	Firmseelsorger Anrede
* FirmSeelsorgerVorname	Firmseelsorger Vorname
* FirmSeelsorgerName	Firmseelsorger Name
* FirmPate1Anrede	Firmpate 1 Anrede
* FirmPate1Vorname	Firmpate 1 Vorname
* FirmPate1Name	Firmpate 1 Name
* FirmPate2Anrede	Firmpate 2 Anrede
* FirmPate2Vorname	Firmpate 2 Vorname
* FirmPate2Name	Firmpate 2 Name
* FirmPate3Anrede	Firmpate 3 Anrede
* FirmPate3Vorname	Firmpate 3 Vorname
* FirmPate3Name	Firmpate 3 Name
* FirmPate4Anrede	Firmpate 4 Anrede
* FirmPate4Vorname	Firmpate 4 Vorname
* FirmPate4Name	Firmpate 4 Name
Falls es unter den Kasualien die Konfirmation gibt, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken in die Word Vorlagen eingefügt werden:
* KonfDatum	Konfirmationsdatum
* KonfOrt	Konfirmationsort
* KonfKirche	Konfirmationskirche
* KonfSpruch	Konfirmationsspruch
* KonfBemerkung	Konfirmation Bemerkung
* KonfSeelsorgerAnrede	Konfirmation Seelsorger Anrede
* KonfSeelsorgerVorname	Konfirmation Seelsorger Vorname
* KonfSeelsorgerName	Konfirmation Seelsorger Name
* KonfPate1Anrede	Konfirmation Pate 1 Anrede
* KonfPate1Vorname	Konfirmation Pate 1 Vorname
* KonfPate1Name	Konfirmation Pate 1 Name
* KonfPate2Anrede	Konfirmation Pate 2 Anrede
* KonfPate2Vorname	Konfirmation Pate 2 Vorname
* KonfPate2Name	Konfirmation Pate 2 Name
* KonfPate3Anrede	Konfirmation Pate 3 Anrede
* KonfPate3Vorname	Konfirmation Pate 3 Vorname
* KonfPate3Name	Konfirmation Pate 3 Name
* KonfPate4Anrede	Konfirmation Pate 4 Anrede
* KonfPate4Vorname	Konfirmation Pate 4 Vorname
* KonfPate4Name	Konfirmation Pate 4 Name
Falls es unter den Kasualien die Erstkommunion gibt, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken in die Word Vorlagen eingefügt werden:
* ErstkommDatum	Erstkommunionsdatum
* ErstkommOrt	Erstkommunionsort
* ErstkommKirche	Erstkommunionskirche
* ErstkommSpruch	Erstkommunionsspruch
* ErstkommBemerkung	Erstkommunion Bemerkung
* ErstkommSeelsorgerAnrede	Erstkommunion Seelsorger Anrede
* ErstkommSeelsorgerVorname	Erstkommunion Seelsorger Vorname
* ErstkommSeelsorgerName	Erstkommunion Seelsorger Name
Falls ein Abgleich mit VRSG-Schule eingerichtet ist:
* VRSGGruppe	Name der VRSGGruppe (Schulklasse)

Jahrgang / Zeitraum

Mit dem Kommando Dienste -> Jahrgang und Zeitraum wird das Fenster Jahrgang und Zeitraum für Berichte geöffnet. Es wird der aktuell eingestellte Jahrgang und der aktuell eingestellte Zeitraum angezeigt:

Sie können beliebig korrigiert und mit Speichern als neue Einstellung abgespeichert werden.

Aktentypen

Mit dem Kommando Dienste -> Aktentypen können Aufbewahrungsfristen und Aktentypen definiert und den Dokumentvorlagen zugeordnet werden.

Zunächst werden Aufbewahrungsfristen für die Aufbewahrung von Akten definiert. Dann werden Aktentypen erstellt, welchen nun Aufbewahrungsfristen zugeordnet werden können. Schliesslich werden die Dokumentvorlagen den Aktentypen zugeordnet.

Aktentypen dienen zur gleichartigen Behandlung von Akten mit unterschiedlichen Vorlagen. So können z.B. verschiedene Dokumentvorlagen für ausgehende Korrespondenz einem Aktentyp "Korrespondenz AUS" zugeordnet werden. Alle erstellten Akten mit einer dieser Dokumentvorlagen werden im Namen den Aktentyp "Korrespondenz AUS" tragen. Falls die Aktenablage nicht nach Registerplan konfiguriert wurde, werden die Akten auch im gemeinsamen Ordner des Aktentyps abgelegt.

Nach Aktentypen kann u.a. auch gesucht werden.

Aktentypen definieren

Im Register Aktentypen werden Aktentypen definiert und mit vorhandenen Aufbewahrungsfristen verknüpft.

Unter "Neuen Aktentyp eintragen" wird ein neuer Aktentyp mit seinem Namen eingetragen, eventuell aus dem Auswahlfeld eine zugehörige Aufbewahrungsfrist ausgewählt und mit Aktentyp eintragen gespeichert. Nachträglich kann auch in der oberen Tabelle zu jedem Aktentyp eine Aufbewahrungsfrist ausgewählt und mit Speichern verknüpft werden.

Unter "Bestehenden Aktentyp löschen" kann ein Aktentyp ausgewählt und mit Aktentyp löschen gelöscht werden.

Dokumentvorlagen zuordnen

In den Registern Vorlagen Korrespondenz und Vorlagen Intern werden die im Ordner Vorlagen vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt und einem wählbaren Aktentyp zugeordnet. Die Spalte Standardbetreff kann dann ausgefüllt werden, wenn in Dokumente, die mit der betreffenden Vorlage erstellt werden, immer der selbe Betreff eingesetzt werden soll.

Aufbewahrungsfristen

Im Register Aufbewahrungsfristen des Fensters Aktentypen werden die Aufbewahrungsfristen, die zur Auswahl im Register Aktentypen zur Verfügung stehen sollen, festgelegt.

Sie können mit Zeitangaben (6 Monate, 5 Jahre etc.) oder als Text (unbefristet o.ä.) definiert werden. Im gezeigten Beispiel oben wird eine neue Frist von 20 Jahren eingegeben. Diese kann mit Frist eintragen gespeichert werden.

Ist die neue Frist zusammengesetzt aus einer Zahl und einem der Worte "Tage", "Wochen", "Monate" oder "Jahre", kann später die Aufbewahrungsfrist einer Akte automatisch ausgerechnet werden. Es können aber auch Fristen wie "dauernd" oder "5 Jahre nach Kündigung definiert werden. Verständlicherweise ist aus so einer Frist kein Ablaufdatum automatisch bestimmbar.

Mit Frist löschen kann eine markierte Frist gelöscht werden.

Ressorts

Mit dem Kommando Dienste -> Ressorts wird das Fenster Ressort-Eingabe aufgerufen:



Darin werden die zur Bearbeitung von Akten oder zur Ausführung von allgemeinen Aktivitäten Zuständigen eingetragen und gepflegt.

Es können Bezeichnung von Ressorts oder Namen von Mitarbeitern eingetragen und mit Speichern gespeichert werden. Wenn erwünscht, kann zu einem Ressort auch ein Kürzel angegeben werden, welches bei der Erstellung von Akten automatisch in die Textmarke "Kuerzel" eingesetzt wird, falls diese vorhanden ist. Ist bei der Installation die Schnittstelle zu Google-Kalendern eingerichtet worden, um Termine in Google-Kalender exportieren zu können, kann für jedes Ressort in der Spalte "Google-Kalender" die URL-Adresse seines Google-Kalenders eingetragen werden.

Soll ein bestehendes Ressort gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.

Rapport-Kategorien

Mit dem Kommando Dienste -> Rapport-Kategorien wird das Fenster Kategorie-Eingabe aufgerufen:



Darin können die Rapport-Kategorien festgelegt werden, über die eine Aktionsstatistik geführt werden soll und die deshalb bei der Erfassung von Terminen/Rapporten zur Auswahl stehen sollen.

Die Kategorien können in einer leeren Zeile eingetragen und mit Speichern gespeichert werden.

Soll eine bestehende Kategorie gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.

Kasualien

Falls so konfiguriert, gibt es in der Adresseingabe für Personen eine Registerkarte, um die Personendaten einzutragen. Unter anderem können da Daten von religiösen Zeremonien, die Kasualien, eingetragen werden.

Die Kasualien, die zur Auswahl stehen sollen, können im Fenster "Eingabe Kasualien" eingetragen werden. Dieses öffnet sich über den Button Liste Kasualien in der Adressverwaltung oder mit dem Kommando Dienste -> Kasualien.

Die Kasualien können in einer leeren Zeile eingetragen und mit Speichern gespeichert werden.

Soll eine bestehende Kasualie gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.

Wahlfelder

In speziellen Anwendungen werden zu den üblichen Adressfeldern weitere Informationsfelder benötigt. Im Fenster "Wahlfeld-Eingabe" werden solche Felder definiert und - falls erwünscht - den Adressgruppen, in denen sie ausgefüllt werden sollen, zugeteilt. Dieses öffnet sich mit dem Kommando Dienste -> Wahlfelder.



Im Normalfall enthält ein Wahlfeld Text, Wenn es jedoch ein Datum enthalten soll, wird es mit Klick in das Kästchen Datumsfeld als solches deklariert.

Mit Speichern werden die Wahlfelder bestimmt. Von einem Nachträgliches Ändern schon festgelegter Wahlfelder wird abgeraten. Zu den Adressen wurden Daten in diese Wahlfelder eingetragen, diese Einträge dürften inhaltlich kaum zu einem anderen Wahlfeld passen.

Ein Wahlfeld kann bestimmten Adressgruppen zugeordnet werden. Wenn im Fenster "Adresspflege" eine Adresse in eine Gruppe eingetragen wird und dieser Gruppe ein oder mehrere Wahlfelder zugeordent worden sind, dann werden diese Wahlfelder aufgelistet und die BenutzerIn wird so zur Eingabe von Daten aufgefordert.
Die Zuordnung zu Gruppen erfolgt mit Zu Gruppe zuordnen oder mit Doppelklick auf das entsprechende Wahlfeld. Es öffnet sich das Fenster "Wahlfeld zu Gruppen zuordnen". Da können die gewünschten Gruppen angewählt und mit Zuordnung speichern in die Datenbank eingetragen werden.

Wahlfeld zu Gruppe zuordnen

Mit Doppelklick auf eine Wahlfeldzeile im Fenster "Wahlfeld-Eingabe" öffnet sich das Fenster "Wahlfeld zu Gruppen zuordnen":



Werden hier einem Wahlfeld durch Anklicken und Zuordnung speichern Gruppen zugeordnet, hat das einen praktischen Effekt: Im Fenster Adress-Eingabe wird nun bei einer Adresse, die in einer der zugeordneten Adressgruppe ist, im Reiter Wahlfelder alle Wahlfelder aufgelistet, die ausgefüllt werden sollten, weil sich die Adresse in der betreffenden Adressgruppe befindet:

Aufenthaltsbewilligungen (optional)

Auf Wunsch kann eine Liste mit Aufenthaltsbewilligungen in isys-ProPfarramt hinterlegt werden, die dann im Fenster Adress-Eingabe unter dem Reiter "Personendaten" als Aufenthaltsbewilligungen zur Auswahl stehen.

Mit Klick in die Liste können die Aufenthaltsbewilligungen bearbeitet und mit Speichern gespeichert werden.

Um einen Eintrag zu löschen, einfach in den Zeilenkopf klicken und mit der Delete-Taste löschen. Auch diese Änderung muss mit Speichern bestätigt werden.

Strassen und Postkreise

Falls beim Installieren eine Strassen- und Postkreisliste in isys-ProDOK / isys-ProPfarramt hinterlegt wurde, kann das Fenster "Strassen- und Postkreisliste" mit dem Kommando Dienste -> Strassen und Postkreise aufgerufen werden:

Die Liste kann durch Eingabe von Suchwörtern in den Feldern "Strasse", "Postkreis", "PLZ" und "Ort" und der Schaltfläche Weiter suchen durchsucht werden. Alle gefundenen Zeilen werden hellgrün markiert.

Mit Zeile einfügen kann eine neue Postadresse eingetragen, mit Zeile bearbeiten eine bestehende Postadresse bearbeitet werden. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster "Postkreis ändern":

Darin kann entweder eine neue Zeile eingetragen, eine bestehende bearbeitet oder gelöscht werden. Im Feld "Partner mit dieser Adresse" sind alle Personen aufgelistet, die laut der Adressverwaltung an dieser Postadresse wohnen, also alle Adressdatensätze, bei denen sich der Postkreis ändert, wenn hier ein neuer Postkreis eingetragen wird.

Geburtstagslisten

Mit dem Kommando Dienste -> Geburtstagslisten wird das Fenster "Geburtstagslisten definieren" aufgerufen:

Hier können die Alter festgelegt werden, welche eine Person erreichen muss, um beim Erstellen von Geburtstaglisten berücksichtigt zu werden.

Es können verschiedene Listen definiert werden.

Um eine neue Liste zu erstellen, wird zuerst auf Neue Liste gedrückt, aus dem Listenfeld "Listenname" wird ein beschreibbares Textfeld, in dem man nun einen Namen für die Listen eingibt. In der Tabelle darunter werden die zu erreichenden Alter (zB. 75 Jahre, 80 Jahre etc...) aufgelistet. Mit Speichern wird die Liste gespeichert.

Soll ein eingetragenes Alter gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.

Sind mehrere verschiedene Listen in der Datenbank eingetragen, kann die Liste, die bearbeitet werden soll, im Listenfeld "Listenname" ausgewählt werden.

Mit Liste löschen wird eine bestehende Liste aus der Datenbank gelöscht.

Druckereilisten

Mit dem Kommando Dienste -> Druckereilisten wird das Fenster "Druckereilisten definieren" aufgerufen:

Hier kann für jede Adressgruppe, an die ein Kirchenbote versendet werden soll, eine Druckereiliste definiert werden. Dies ist nur sinnvoll, wenn die Druckerei die Adressierung des Kirchenorgans übernimmt und in ProPfarramt eine Adressgruppe mit den Adressaten geführt wird und die zugehörigen Abonummern eingetragen worden sind. Um die Druckereiliste zu definieren, muss die zugehörige Adressgruppe und das Wahlfeld, in dem die Abonummern eingetragen sind, angegeben werden.

In der Adressverwaltung können dann für die Druckereien Mutationslisten exportiert werden, mit den Änderungen der entsprechenden Adressgruppe und Abonummern.

Fernwartung

Mit dem Kommando Dienste -> Fernwartung wird die isys-Fernwartung gestartet. Es erscheint das Startfenster isys-Fernwartung:

Wenn die ID (im Bild oben unkenntlich gemacht) und das Kennwort z.B. telefonisch mitgeteilt werden, kann isys die Verbindung zu dem Rechner herstellen und dessen Steuerung übernehmen.

Nur mit Hilfe dieser beiden Zahlen, von denen sich das Kennwort bei jedem Start des Programms ändert, kann isys auf den Rechner zugreifen. Der Rechner kann nur über normale Aktionen am Desktop gesteuert werden, so dass der Anwender immer genau sehen kann, was auf seinem Rechner geschieht.

Online-Hilfe

Mit dem Kommando Dienste -> Online-Hilfe öffnet dieses Hilfe-Wiki auf der Hauptseite.

Neues in dieser Version

Mit dem Kommando Dienste -> Neues in dieser Version öffnet sich die Seite Versionen mit einer Übersicht der Weiterentwicklung von isys-ProDOK/isys-ProPfarramt innerhalb dieses Hilfe-Wiki.

MySql-Backup (optional)

Mit dem MySql-Backup ist es möglich, die Daten von isys-ProDOK/isys-ProPfarramt aus der Datenbank zu exportieren und in eine andere Datenbank wieder einzulesen.

Export SQL-Datei

Das Kommando Dienste -> MySql-Backup -> Export SQL-Datei ruft den Datei-Explorer auf, mit dem man den Ort auswählen kann, an dem das Export-File abgelegt werden soll. Mit OK wird das Export-File erstellt und am ausgewählten Ort gespeichert.

Import SQL-Datei

Das Kommando Dienste -> MySql-Backup -> Import SQL-Datei ruft den Datei-Explorer auf, mit dem man ein mit dem Kommando Dienste#Export_SQL-Datei erstellte Sql-Datei aufrufen und wieder in die aktuelle Datenbank importieren kann.

Achtung!!! Mit dieser Funktion wird die aktuelle Datenbank komplett überschrieben und der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Es ist deshalb sinnvoll, bevor man einen Dateniport macht, zuerst einen Export der eigenen Daten zu speichern, den man im schlimmsten Fall wieder importieren könnte.

Wird auch mit Dokumenten gearbeitet, sollte nun auch der Datenordner "ProDok" oder "ProPfarramt" aus dem Dateisystem kopiert und übergeben werden, sonst stimmen die Datenbankeinträge nicht mehr mit den vorhandenen Dokumenten überein.