Geschäftsverwaltung

In der Geschäftsverwaltung werden alle pendenten Geschäfte und Aktionen verwaltet. Diese werden als Termine geführt. Termine haben einen Titel, im allgemeinen ein zur Bearbeitung zuständiges Ressort und einen Fälligkeitstermin.

Termine und Rapporte

Termine und Rapport sind eigentlich das Gleiche. Sie unterscheiden sich lediglich dadurch, ob sie ein Fälligkeitsdatum haben. Ein Eintrag mit Fälligkeitsdatum ist ein Termin, ein Eintrag ohne Fälligkeitsdatum ist ein Rapport. Ein Rapport ist also ein erledigter Termin.
Farbig unterlegte Rapporte/Termine gehören zu einer Akte, die mit Doppelklick aufgerufen werden kann.

Termine und Rapporte eintragen

Termine und Rapporte können im Fenster "Rapport und Termine" eingetragen und bearbeitet werden. Dieses öffnet sich entweder aus dem Fenster Adresseingabe in den Registern Rapport oder Termine oder mit Doppelklick aus der Terminliste:

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Dieses Fenster liefert in aller Kürze alle Informationen über frühere und kommende Aktivitäten mit und für einen Partner:

• Erledigt-Datum (für Rapporte): Wann die Aktion erledigt wurde
• Fälligkeitsdatum (für Termine): Wann die Aktion durchgeführt werden soll
• Aktion: Kurze Beschreibung der Aktion
• Bemerkungen: Genauere Beschreibung der Aktion
• Ressort: Welches Ressort die Aktion ausführt bzw. ausgeführt hat
• Kategorie: Zu welcher Rapport-Kategorie die Aktion gehört für die Aktionsstatistik
  
  

Rapporte sind vergangene Aktivitäten. Sie entstehen auf zwei Arten:

• Sie werden automatisch beim Speichern einer Akte erstellt (siehe dazu Akte erstellen). Als Aktion wird der Text gezeigt, der bei der Akte als Rapport eingegeben wurde. Fehlt dieser Eintrag, dann wird der Betreff als Aktion genommen. Ein Rapport, der sich auf eine als Dokument gespeicherte Akte bezieht, wird in der Liste farbig unterlegt. Mit einem Doppelklick auf die Aktion wird das entsprechende Dokument direkt geöffnet.

Bezieht sich ein Rapport auf eine nicht als Dokument gespeicherte Akte, dann öffnet sich beim Doppelklick auf die Aktion das Fenster "Akte im Detail".

• Ein Rapport entsteht auch, wenn ein Termin als erledigt gekennzeichnet wird.

Termine entstehen auch auf verschiedene Arten:

• Aus einem Rapport kann ein Termin werden, wenn man bei ihm das Erledigt-Häkchen löscht und ihm ein Fälligkeitsdatum gibt.
• Mit dem Schalter Neuer Termin erscheint eine neue Terminzeile, in der man die auszuführende Aktion, das verantwortliche Ressort und ein Fälligkeitsdatum einträgt. Eine Bemerkung kann die Aktivität weiter beschreiben.
• Beim Eintragen einer Akte kann zur neuen Akte ein Ressort und ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden. Damit wird die Akte zur Bearbeitung empfohlen. Statt eines Rapports erhält diese Akte einen Termin (mehr dazu unter Akten zur Bearbeitung).

Mit dem Schalter Eintrag löschen kann man einen Rapport oder einen Termin löschen. Dabei wird auch ein damit verbundenes Dokument gelöscht. Alle Veränderungen in diesem Fenster werden erst gespeichert, wenn man dies mit dem Schalter Speichern verlangt!

Akte aufrufen

Farbig hinterlegte Rapporte/Termine gehören zu Akten, welche mit Doppelklick geöffnet werden können. Sollte nur ein Datenbankeintrag jedoch keine physische Datei vorhanden sein, öffnet sich mit Doppelklick das Fenster "Akte im Detail".

Akte im Detail aufrufen

Farbig hinterlegte Rapporte/Termine gehören zu Akten, welche mit Doppelklick geöffnet werden können. Soll nicht die Datei selber, sondern ihre Datenbankeinträge geöffnet werden, kann man mit dem Button Akte im Detail das Fenster "Akte im Detail" aufrufen.

Termin für andere Kalender exportieren

Mit dem Button iCal-Export kann ein Termin via iCal-Feed exportiert und in einen Kalender (zB. Outlook) importiert werden. Es öfnet sich das Fenster "Termin exportieren":

In der linken Fensterhälfte werden die Termindetails eingetragen, wobei der Titel und das Datum schon ausgefüllt sind.

Wird ein EMail-Client mit Kalenderfunktion genutzt, kann mit Termin erstellen eine Termindatei erstellt werden, welche automatisch mit dem Standardprogramm (zB. Outlook) geöffnet wird. Da kann es normalerweise abgespeichert und so in den Kalender eingefügt werden.

Soll der Termin in einen Webkalender importiert werden muss der Termin versendet und im entsprechenden Email-Konto geöffnet werden. Um ein EMail zu versenden braucht es eine Absender-Adresse (mit gültigem Kennwort und smtp-Postausgang-Server) und eine Empfänger-Adresse. Falls eine Benutzerverwaltung eingerichtet ist, können diese EMail-Daten in den eigenen Einstellungen gespeichert werden, die entsprechenden Felder in der rechten Fensterhälfte werden dann automatisch ausgefüllt. Ohne Benutzerverwaltung müssen die EMail-Daten des Absender- und des Empfängerkontos in der rechten Fensterhälfte ausgefüllt werden, bevor man mit Termin senden den Termin verschicken kann.

Termine aufrufen

Mit dem Kommando Geschäftsverwaltung -> Termine öffnet sich das Fenster "Ressort wählen":

In dem Fenster wählt man "Termine ohne Ressort" oder ein zuständiges Ressort, das auch eine Person sein kann, für die Anzeige der in diesem Ressort zu bearbeitenden Termine. Alternativ wählt man "Alle Termine" anzeigen, um eine Liste der Termine aller Ressorts und der Termine ohne Ressorts zu erhalten. Man kann die Auflistung der Termine bis zu einem bestimmten Datum oder bis heute wünschen und erhält mit Terminliste erstellen die gewünschte Liste angezeigt. Im folgenden Fenster wird eine (sehr kurze) Terminliste gezeigt:

Es werden die Aktionen aufgelistet, die mit einem Partner bis zum Fälligkeitstermin durchzuführen sind, und welches Ressort dafür zuständig ist. Mit einem Doppelklick auf einen Partner öffnet sich dessen Adressenfenster, in dem man alle Informationen über diesen Partner findet. Doppelklick auf eine Aktion öffnet das Fenster "Rapport und Termine" des Partners.

Akten zur Bearbeitung

Mit dem Kommando Akten zur Bearbeitung öffnet sich folgendes Fenster:

Akten mit Fälligkeitsdatum sind pendente Akten. Einer Akte kann entweder im Fenster Akte im Detail oder in der Rapport-Eingabe ein Fälligkeitsdatum zugeordet werden.

In diesem Fenster kann man die zur Bearbeitung vorgesehenen Akten in einem Bericht auflisten lassen. Man kann die pendenten Akten für ein bestimmtes Ressort oder für alle Ressorts und bis zu einem bestimmten Fälligkeitstermin oder bis heute auflisten.

Unter "Sortiert nach" kann man verschiedene Sortierkriterien auswählen.

Mit dem Schalter Liste erstellen wird die Erstellung der Liste gefordert.

Aktionsstatistik

Sind Rapport-Kategorien definiert und auch beim Termine und Rapporte eintragen verwendet worden, kann eine Aktionsstatistik erstellt werden.

Mit dem Kommando Aktionsstatistik öffnet sich das folgende Fenster:

Unter den Rapport-Kategorien sind ale Ktegorien aufgelistet, die bisher verwendet worden sind. Davon markiert man alle Kategorien mit einem Häkchen, die in der Statistik erscheinen sollen. Werden keine Kategorien angeklickt oder die Option "Alle Kategorien" gewählt, wird die Satistik für alle Rapport-Kategorien erstellt.

Mit Klick auf Verzeichnis Jahrgang erhält man das Register für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Jahrgang. Mit Verzeichnis Zeitraum erhält man das Register für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Zeitraum.

Das Verzeichnis kann wie unter Aktenregister beschrieben ausgedruckt oder exportiert werden.