In der Aktenverwaltung werden entweder Akten neu erstellt oder schon vorhandene Akten in die Datenbank eingetragen. Sowohl beim Akten eintragen als auch beim Akten erstellen wird unterschieden, ob die Akte einen externen Partner hat oder nicht:

Unterschied zwischen internen Akten und Akten mit Partnern:
Akten die einen externen Partner haben, also die gesamte ein- und ausgehende Korrespondenz, werden in der Datenbank der entsprechenden Adresse zugeordnet und deshalb auch im entsprechenden Adressfenster angezeigt. Interne Dokumente wie Reglemente oder Aktennotizen werden keiner Adresse zugeordnet und können deshalb nur über die Funktion Akte suchen wieder gefunden und aufgerufen werden. Wird mit internen Akten gearbeitet, empfiehlt sich deshalb die Zusatzoption Dossierverwaltung.

Unterschied zwischen Akte erstellen und Akte eintragen:
Akten werden dann mit isys-ProDOK erstellt, wenn sie auf Grund einer Vorlage erstellt werden können. Einzelanfertigungen und andere Dateiformate als .doc werden auf normalem Weg erstellt und dann in die Datenbank von isys-ProDOK eingetragen. Dies gilt auch für die eingehende Korrespondenz.

Akte eintragen

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte eintragen gelangt man zur Auswahl:

Akte zu Adresse zuordnen

Eine von aussen kommende oder früher entstandene Akte soll nach der festgelegten Ordnung gespeichert und in die Datenbank eingetragen werden. Da eine Akte immer eine Adresse als Absender, Empfänger oder bei Verträgen als Partner enthält, öffnet sich mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte eintragen -> Akte zu Adresse zuordnen ebenfalls das Fenster "Adress-Eingabe" zur Auswahl einer bestehenden oder zum Eintragen einer neuen Adresse, die zur einzutragenden Akte gehört.
Nebenbei kann man so auch eine Änderung der Adresse, die man z.B. auf einem Brief findet, gleich in die Datenbank eintragen.

Man sucht also nach einer vorhandenen Adresse oder trägt eine neue ein, wie unter Adressverwaltung beschrieben. Nun zieht man entweder mit Drag and Drop eine Datei aus dem Datei-Explorer oder eine Email aus dem Outlook auf das ausgefüllte Adressfenster oder klickt auf den Button Akte eintragen. Es öffnet sich das Fenster "Akte eintragen":

Im Titel wird die Adresse angezeigt, der diese Akte zugeordnet wird. Ist die Datei mit Drag and Drop auf die Adresse gezogen worden, sind auch schon weitere Felder ausgefüllt, zB. der Betreff.

Folgende Felder müssen für eine ordentliche Eintragung ausgefüllt sein:

Datum

Eingegeben wird das Datum, an dem die Akte erstellt wurde.

Betreff

Das ist der Titel der Akte, nach dem später gesucht werden kann. Man sollte den Betreff so genau von dem Dokument abschreiben, dass später der Archivar es damit eindeutig identifizieren, und dann archivieren oder entsorgen kann. Es ist auch möglich einen bereits vorhandenen Betreff aus der Datenbank zu übernehmen. Dazu trägt man unter "Betreff" ein Suchwort ein, mit dem man durch Klick auf Betreff suchen die Datenbank durchsucht. Aus den gefundenen früheren Betreffs wählt man den passenden aus, entscheidet, ob die Registratur ebenfalls übernommen werden soll und kopiert den früheren Betreff mit Klick auf Übernehmen ins Feld Betreff.

Signatur und Registertitel (bei Einsatz eines Registerplans)

Man kann diese Werte direkt eintragen oder aus dem Registraturplan übernehmen. Dazu wird unter Signatur oder Registertitel ein Suchbegriff eingetragen. Nach diesem wird der Registerplan durchsucht und geöffnet. Man übernimmt die gewünschte Zeile aus dem Registerplan, diese wir dann automatisch in die Felder Signatur und Registertitel eingetragen (siehe dazu auch Registerplan).

Aktentyp

Es gibt ausserdem folgende Eingabemöglichkeiten:

VerfasserIn (nur bei Firmen mit Adressaten)

Hier kann man einen Verfasser des Dokuments auswählen

Stichwörter

Hier kann man zusätzliche Stichwörter für die spätere Suche nach dieser Akte eintragen. Mehrere Stichwörter werden mit Kommas getrennt eingetragen.

Dossier

Soll die Akte einem Dossier zugefügt werden, kann mit Dossier suchen das Fenster "Dossierauswahl" aufgerufen werden. Aus all den aufgelisteten Dossier kann das gewünschte mit Klick ausgesucht werden. Der Dossiertitel wird automatisch in das Textfeld "Dossier" eingetragen.

Ablageort

Hier kann man den einen physischen Ablageort für die Akte eintragen, z.B. „In der Bauverwaltung“ oder "3. Kasten von links, 2. Tablar".

Datei

Ist keine Datei mit Drag and Drop auf die Adresse gezogen worden, kann die Akte, falls diese als Datei vorliegt, mit Klick auf Datei suchen im System gesucht werden. Ihre Adresse erscheint dann unter Datei. Beim Speichern dieses Akteneingangs wird dann diese Datei (je nach Konfiguration) in den durch den Registerplan oder den Aktentyp vorgegebenen Ordner kopiert oder verschoben. Eine Akte als Datei landet so automatisch im richtigen Ordner, erhält einen passenden Namen und kann dort gesucht und aufgerufen werden.

Aufbewahrungsfrist / Ablaufdatum

Beim Aktentyp können Ablauffrist und damit das Ablaufdatum hinterlegt werden. Will man für diese Akte davon abweichende Werte eintragen, kann man das hier tun. Dazu wird zunächst eine Frist gewählt und bei Ablaufdatum ein Häkchen gesetzt. Falls diese für das Programm lesbar ist (siehe dazu Aufbewahrungsfristen wird das Ablaufdatum berechnet und eingetragen. Das Ablaufdatum kann auch manuell eingegeben werden.

Rapport

Jede Akte, die einer Adresse zugeordnet wird, wird als Rapport vermerkt. Will man in der Liste der Rapporte einen anderen Titel als den Betreff sehen, gibt man diesen unter Rapport ein.

Ressort, Fälligkeitsdatum, Bemerkung

Soll diese Akte weiter bearbeitet werden, wird der Rapport in einen Termin verwandelt, indem ein Fälligkeitsdatum gesetzt wird (mehr dazu unter Geschäftsverwaltung). Weiter kann man zu diesem Termin das zuständige Ressort oder die zuständige BearbeiterIn auswählen und zusätzliche Bemerkungen eintragen. Mit diesen Einträgen erscheint diese Akte dann als Termin in der Geschäftskontrolle.

Mit Eingang speichern wird die Akte und der Rapport bzw. Termin in die Datenbank eingetragen und das Dokument, falls physisch vorhanden, korrekt abgelegt.

Interne Akte eintragen

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte eintragen -> Interne Akte (siehe oben) gelangt man direkt zum Fenster "Akte eintragen", allerdings ist das Verfasserfeld nicht vorhanden. Um das Dokument später besser identifizieren zu können, muss im Textfeld Dateiname zusätzlich eine Bezeichnung für das Dokument angegeben werden.

Akte erstellen

Mit dem Kommando Akte erstellen gelangt man zur Auswahl:

Akte mit Adressat

Für die Erstellung eines Einzeldokuments öffnet sich mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte erstellen -> Akte mit Adressat zunächst wieder das Fenster "Adresspflege". In diesem wählt man wie beim Akten eintragen den Adressaten für das Dokument aus, aktualisiert ihn wenn nötig und klickt dann auf den Schalter Akte erstellen. Es öffnet sich das Fenster "Neues Dokument erstellen":

Der Empfänger und das heutige Datum, welches auch überschrieben werden kann, sind bereits eingetragen.

Als nächstes wählt man am besten aus der Liste der Dokumentvorlagen die gewünschte Vorlage aus. Dies füllt automatisch den Rapport-Titel und - falls der Dokumentvorlage ein Standardbetreff zugeordnet ist - den Betreff in die entsprechenden Felder. Beide Vorschläge können mit setzen eines Häkchen bei "manuell" auch überschrieben werden.

Es ist auch möglich einen bereits vorhandenen Betreff aus der Datenbank zu übernehmen. Dazu trägt man unter "Betreff" ein Suchwort ein, mit dem man durch Klick auf Betreff suchen die Datenbank durchsucht. Aus den gefundenen früheren Betreffs wählt man den passenden aus, entscheidet, ob die Registratur ebenfalls übernommen werden soll und kopiert den früheren Betreff mit Klick auf Übernehmen ins Feld Betreff.

Wird mit der Zusatzoption "ProDossier" gearbeitet, kann mit Dossier suchen ein Dossier gesucht und ausgewählt werden. So wird das neu erstellte Dokument auch automatisch im ausgesuchten Dossier abgelegt.

Falls ein Dossier ausgewählt wurde und das Dokument der selben Registratur zugeordnet werden soll, kann mit Klickk auf Aus Dossier holen die Registerzeile automatisch abgefüllt werden oder man trägt sie auf analoge Weise ein: Durch Eingabe von Suchbegriffen in den Feldern "Registertitel" oder "Signatur" und Klick auf Registratur suchen kann die passende Registerzeile aus dem Registraturplan übernommen werden (siehe dazu Registerplan).

Falls eine Benutzerverwaltung eingerichtet wurde, kann einE BenutzerIn die Berechtigung auf Einsicht in diese Akte an BenutzerInnen mit tieferen Berechtigungsstufen erteilen (siehe dazu Berechtigungsstufen).

Mit An die Eltern von wird der Brief nicht an den ausgesuchten Empfänger sondern an seine Eltern, die über Beziehungen eingetragen wurden, adressiert. Sollten die beiden Elternteile nicht an der selben Adresse wohnen, wird nicht ein Einzeldokument sondern ein Mini-Serienbrief an beide Eltern erstellt. Siehe auch unter Elternbrief.

Mit An die Haushalte wird der Brief nicht nur an den ausgesuchten Empfänger sondern an seine ganze Familie, die über Beziehungen eingetragen wurden und an der selben Adresse wohnt, adressiert. Bei den Rapporten wird der Brief bei allen Familienmitgliedern angezeigt. Siehe auch unter Haushaltsbrief.

Wählt man Duzen wird die Anrede im Dokument entsprechend geändert.

Soll im Anschluss an die gleiche Adresse ein weiteres Dokument erstellt werden, entfernt man das Häkchen unter Fenster schliessen. So bleibt das Fenster "Neues Dokument erstellen" geöffnet und kann sofort wieder verwendet werden.

Man wählt zum Schluss noch die VerfasserIn aus und klickt auf Dokument erstellen. Nun überprüft das Programm, ob die ausgewählte Dokumentvorlage schon einem Aktentyp zugeordnet worden ist. Falls nicht, wird man nun dazu aufgefordert dies nachzuholen, siehe dazu unter Dokumentvorlagen zuordnen.

Mit Klick auf Dokument erstellen öffnet sich das Word-Dokument. In diesem sind die Inhalte der vorhanden Textmarken bereits eingetragen, zum Beispiel:

Adresse
Datum
Betreff
Anrede
Signatur und Registertitel
etc.

Bearbeitung des Einzeldokuments in MS-Word

Die automatisch in die Vorlage eingefügten Einträge (Adresse, Datum, Betreff, Anrede, Signatur und Registertitel) sollte man nicht einfach im Text ändern. Sie sind in Textmarken eingefügt worden, in denen sie das Programm auch beim Speichern des Dokuments wieder findet. Diese Textmarken werden beim direkten Korrigieren leicht beschädigt. Deshalb gibt es Dienste, mit denen Registratur, Betreff und Datum verändert werden können, mehr dazu weiter unten. Diese Textmarken können in den Word-Optionen sichtbar gemacht werden. In Word bis 2003 unter Extras/Optionen in der Registerkarte Ansicht die Textmarken mit Häkchen versehen, unter Word 2007 auf den farbigen Office-Punkt oben links, ab Word 2010 auf Datei klicken, Word-Optionen anwählen, links auf Erweitert, im rechten Fenster bis zu Dokumentinhalt anzeigen runter scrollen und dort Textmarken anzeigen mit einem Häkchen versehen.

Nun schreibt man den Text und bearbeitet das Dokument eventuell weiter: Man kann in dem Dokument bestimmte Wörter zu Stichwörtern erklären, nach denen man später das Dokument suchen will. Dazu stellt man den Cursor in ein Wort und markiert es mit der Tastenkombination Alt-S als Stichwort. Dabei wird es blau eingefärbt. Will man ein markiertes Stichwort wieder zu normalem Text machen, stellt man den Cursor hinein und beseitigt mit Alt-N die Markierung als Stichwort.

Das Word-Dokument hat eine neue Menu-Zeile zur Weiterbearbeitung und zum Abspeichern enthalten. Ab Word 2007 sind die isys-ProDOK-Befehle hinter dem Schalter AddIns verborgen:

Für die weitere Bearbeitung stehen einem Einzeldokument folgende Kommandos zur Verfügung:

Auszeichnungen

Mit Auszeichnungen schwarz färbt man die blauen Stichwörter schwarz, so dass man das Dokument normal verschicken kann. Mit Auszeichnungen farbig macht man die Stichwörter wieder blau und damit als Stichwörter kenntlich.

Registratur ändern

Nur mit diesem Kommando darf man die Registratur ändern. Es öffnet sich der Registerplan, den man mit einem Suchwort durchsuchen kann. Mit Übernehmen übernimmt man die neue Registratur in das Dokument.

Betreff ändern

Es öffnet sich ein kleines Fenster Textmarke ändern, in dem der Betreff verändert werden kann.

Datum ändern

Es öffnet sich ein kleines Fenster Textmarke ändern, in dem ein neues Datum eingegeben werden kann.

Adresse einfügen

Mit diesem Kommando kann nicht die Briefadresse verändert werden! Es dient lediglich dazu, Adressen aus der Datenbank in den Text einzufügen, zB. für die Verteilerliste. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem nach Name und/oder Vorname gesucht werden und eine der aufgelisteten Adressen übernommen werden kann. Solche Verteiler-Adressen werden nicht zu dieser Akte in der Datenbank vermerkt, dieser Dienst verringert einfach die Schreibarbeit.

Online-Hilfe

Es öffnet sich der Internet Browser mit dieser Online-Hilfe

Fehler in der Briefadresse können von Hand im Adressfeld geändert werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Textmarke nicht verletzt wird (siehe oben). Auch nach Änderungen der Briefadresse bleibt die erstellte Akte der ursprünglichen Datenbank-Adresse zugeordnet. Will man das Dokument einem gänzlich anderen Adressaten zukommenlassen, muss man das Dokument neu erstellen und das eben erstellte löschen, falls es schon gespeichert wurde.

WICHTIG: Das neu erstellte Dokument muss unbedingt mit dem isys-ProDOK-Kommando Speichern abgespeichert werden. Nur so wird das Dokument in die Datenbank eingetragen, mit dem korrekten Namen versehen, an den vorgegebenen Ort abgelegt und später vom Programm wiedererkannt.

Interne Akte erstellen

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte erstellen -> Interne Akte öffnet sich ebenfalls das Fenster Neues Dokument erstellen, mit dem Unterschied, dass die Empfängerliste fehlt, dafür aber ein Dateiname angegebene werden muss.

Bearbeitet wird das neue Dokument genau gleich, wie eines mit Adressat, siehe dazu unter Bearbeitung des Einzeldokuments in MS-Word.

Serienbrief erstellen

Nach dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte erstellen -> Serienbrief öffnet sich das Fenster Serienbrief erstellen:

Es zeigt die vorhandenen Adressgruppen und –obergruppen, die jetzt zur Auswahl als Empfänger des Serienbriefs stehen. Man wählt die gewünschten Gruppen und Obergruppen aus, wobei auch die Möglichkeit angeboten wird, einzelne Gruppen aus der Auswahl auszuschliessen.

Mit dem Schalter Serienbrief erstellen öffnet sich das Fenster "Neues Dokument erstellen", in dem genau so gearbeitet wird wie bei der Erstellung eines Einzeldokuments.

Mit An die Eltern von wird der Brief nicht an den ausgesuchten Empfänger sondern an seine Eltern, die über Beziehungen eingetragen wurden, adressiert. Sollten die beiden Elternteile nicht an der selben Adresse wohnen, wird für jedes Elternteil ein Teilbrief erstellt. Der Eltern-Serienbrief kann nur erstellt werden, wenn alle Kinder in der Empfängerliste auch mindestens ein Elternteil haben. Mehr zu den Elternbriefen unter Elternbrief.

Mit An die Haushalte wird die Empfängerliste zu Haushalten zusammengeführt. Es werden also weiniger Teilbriefe erstellt als beim normalen Serienbrief. Ist in der Empfängerliste also von einer Familie mehr als ein Familienmitglied enthalten, wird der Teilbrief an die Familie adressiert und der Rapport zum Teilbrief wird bei allen Familienmitgliedern eingetragen, die in der ursprünglichen Empfängerliste stehen. Familienmitglieder, die inicht in der Empfängerliste stehen, werden nicht berücksichtigt. Mehr zu den Haushalten unter Haushalte, mehr zu Haushaltsbriefen unter Haushaltsbrief.

Es öffnet sich schliesslich das Originaldokument des Serienbriefs. In ihm sind noch keine Adressen oder Anreden eingetragen. Das geschieht erst beim Speichern.

Bearbeitung des Serienbriefes in MS-Word

Im Serienbrief gilt des Gleiche wie im Einzeldokument, auch hier sollten die Inhalte in den Textmarken nicht von Hand geändert werden (siehe dazu Bearbeitung des Einzeldokuments in MS-Word). Auch im Serienbrief steht deshalb das Menü Dienste zur Verfügung.

Das Originaldokument eines Serienbriefes enthält neben dem Kommando Dienste folgende Kommandos zum Bearbeiten von Serienbriefen:

Speichern

Mit diesem Befehl werden alle Teilbriefe eines Serienbriefes erstellt. Es sind Kopien des Originaldokuments mit individueller Postadresse.

Dokumente drucken

In einem Spezialfenster kann der Ausdruck der Serienbriefe gesteuert werden. Es können alle, eine Serie oder einzelne Briefe gedruckt werden.

Briefe einzeln bearbeiten

Man kann in einem Fenster Briefe an einzelne Adressen auswählen und in diesen individuelle Korrekturen anbringen.

Adressatenliste ändern

Man kann aus der Liste der Adressaten einzelne entfernen oder hinzufügen.

Wenn in einem bereits gespeicherten Serienbrief Änderungen vorgenommen werden, dann werden diese beim Speichern in allen Einzelbriefe angebracht. Sie werden neu erstellt. Dabei werden individuelle Änderungen in Einzelbriefen überschrieben.

Serien-EMail erstellen

Voraussetzung für die Erstellung von Serien-Emails ist, dass ein EMail-Client wie Outlook oder Thunderbird eingerichtet ist.
Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte erstellen -> Serien-EMail öffnet sich das gleiche Fenster wie beim Serienbrief zur Auswahl der Adressgruppen und –obergruppen. Die gewünschten Gruppen und Obergruppen werden ausgewählt und mit dem Schalter Serien-EMail erstellen wird der EMail-Client geöffnet.

In dem Formular sind die EMail-Adressen aus den ausgewählten Gruppen als CC-Adressen eingetragen. Die An-Adresse ist freigelassen. Hier trägt man am besten die eigene Adresse ein. Dann bekommt man das Mail als Quittung selbst zugesandt. In dem EMail-Formular können nur 49 CC-Adressen eingetragen werden. Sind mehr Adressen vorhanden, dann erscheint das Formular automatisch mehrfach.

Serien-Etiketten

Voraussetzung für die Erstellung von Serien-Etiketten ist, dass mindestens eine Word-Etiketten-Vorlage eingerichtet und im Unter-Ordner "Etiketten" hinterlegt worden ist.
Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akte erstellen -> Serien-Etiketten öffnet sich das gleiche Fenster wie beim Serienbrief zur Auswahl der Adressgruppen und –obergruppen. Die gewünschten Gruppen und Obergruppen werden ausgewählt und mit dem Schalter Serien-Etiketten erstellen wird die Auswahl der verschiedenen Etikett-Vorlagen geöffnet. Mit Klick auf eine der Vorlagen, werden die Adressen der ausgewählten Gruppen in das Ettikettendokument eingefügt.

Elternbrief

An die Eltern eines Kindes oder einer Kindergruppe können Elternbriefe geschrieben werden. Die Option An die Eltern kann im Fenster " Neues Dokument erstellen" angewählt werden, welches über die Adressverwaltung, die Adresssuche oder über die Serienbrieferstellung aufgerufen wird.

In der Empfängerliste sind zunächst noch die Kinder eingetragen. Beim Erstellen des Briefes wird aber für jedes Kind seine Eltern zusammengesucht und die Briefe werden an die Eltern adressiert und auch bei den Eltern in den Rapporten eingetragen. Wohnen die Eltern an verschiedenen Adressen, werden zwei Briefe erstellt, weshalb aus einem Elternbrief an ein einzelnes Kind schon ein Mini-Serienbrief werden kann.

Haushaltsbrief

An Personen oder Personengruppen können Haushaltsbriefe geschrieben werden. Die Option An die Haushalte kann im Fenster " Neues Dokument erstellen" angewählt werden, welches über die Adressverwaltung, die Adresssuche oder über die Serienbrieferstellung aufgerufen wird.

Es wird unterschieden, ob ein Haushaltsbrief an eine einzelne Person oder an eine Personengruppe erstellt wird:

Haushaltsbrief an einzelne Person:
Beim Haushaltsbrief an eine einzelne Person wird der Brief nicht nur an einen Empfänger adressiert, sondern an seinen Haushalt. Der Brief wird nach der Erstellung bei allen Haushaltsmitgliedern in den Rapporten angezeigt.

Zu einem Haushalt einer erwachsenen Person gehört sie selber, der Lebenspartner und die eigenen Kinder, die an der selben Adresse wohnen. Aus Sicht von Kindern besteht der Haushalt nur aus sich selber und den Eltern, die an der selben Adresse wohnen. Es ist also ein Unterschied, ob der Haushaltsbrief vom Datensatz eines Elternteils oder vom Datensatz eines der Kinder erstellt wird.

Beim Haushaltsbrief an eine einzelne Person, werden also in einem Brief mehrere Empfänger angeschrieben.

Haushaltsbrief an Personengruppe:
Beim Haushaltsbrief an eine Personengruppe wird die Empfängerliste zu Haushalten zusammengefasst, es werden also weniger Briefe erstellt. Berücksichtigt werden allerdings nur Familienmitglieder, die ebenfalls in der Empfängerliste standen. Ist nur ein Familienmitglied in der Empfängerliste enthalten, wird sein Brief wie beim normalen Serienbrief an eine einzelne Person adressiert.

Akten suchen

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Akten suchen öffnet sich das gleichnamige Fenster:

In diesem Fenster wird nach verschiedensten Kriterien nach Akten gesucht. Man kann in ein oder mehrere Felder Suchtexte eingeben, nach denen dann die entsprechenden Felder in der Datenbank im Volltextmodus durchsucht werden. Das heisst, ein Suchtext wird gefunden, wenn er irgendwo in dem Feld steht. Das Suchwort „haus“ wird z.B. sowohl in „Hausbau“ als auch in „Gemeindehaus“ gefunden. Eingaben in mehreren Feldern werden mit logisch UND verknüpft, das heisst Suchworte in zwei Feldern müssen in beiden vorhanden sein, damit entsprechende Akten gefunden werden.

Es wird nicht zwischen Klein- und Grossschreibung unterschieden.

Die Suche nach Dossiers ist nur möglich, wenn die Zusatzoption "Dossierverwaltung" installtiert wurde.
Die Suche in Zwischenablage bzw. im Archiv ist nur möglich, wenn die Zusatzoption "ProArchiv" installtiert wurde.

Mit dem Schalter Erweitert öffnet sich das Fenster für die erweiterte Suche:

In diesem können bei den Feldern Betreff, Stichwort, Verfasser und Rapport zusätzliche Suchbegriffe eingegeben werden, die dann mit logisch UND oder ODER verknüpft werden. UND bedeutet, dass Suchbegriffe in mehreren Feldern in all diesen Feldern gefunden wer-den müssen, damit die Suche ein Resultat bringt. Bei logisch ODER verknüpften Feldern, wird eine Akte gefunden, wenn in einem der verknüpften Felder der Suchbegriff gefunden wird. Wird zum Beispiel im Betreff „Haus“ ODER „hof“ eingegeben, dann werden alle Akten gefunden, in deren Betreff „haus“ vorkommt, und zusätzlich alle, in deren Betreff „hof“ gefunden wird.

Es wird nicht zwischen Klein- und Grossschreibung unterschieden.

Gefundene Akten

Wenn die oben beschriebene Suche erfolgreich ist, erscheint ein Fenster mit den gefundenen Akten. Falls mit der Zusatzoption "ProArchiv" gearbeitet wird, werden die Akten der Zwischenablage mit grüner Schrift und die Akten im Archiv mit blauer Schrift dargestellt.

Mit Doppelklick auf die gewünschte Akte öffnet sich das Fenster "Akte im Detail" zum Öffnen oder zur Weiterbearbeitung.

Mit einfachem Klick können Akten ausgewählt werden. Das Halten der Shift-Taste wählt mehrere aufeinanderfolgende Zeilen aus, das Halten der Ctrl-Taste ermöglicht eine Mehrfachauswahl von beliebigen Zeilen.

Zum Exportieren der Aktenliste wird der Button Aktenliste erstellen gedrückt. Sind Akten ausgewählt, wird nachgefragt, ob die Liste aus allen Akten oder nur aus den ausgewählten Akten erstellt werden soll. Wenn keine Akten ausgewählt sind (die Auswahl kann mit Auswahl aufheben wieder aufgehoben werden), wird die Liste ohne nachzufragen über alle Akten erstellt. Es öfffnet sich ein Word-Dokument mit der Aktenliste in Tabellenform.

Der Button Akten archivieren ist nur vorhanden, wenn mit der Zusatzoption "ProArchiv" gearbeitet wird. Mit Klick auf Akten archivieren werden alle ausgewählten Akten, die sich weder in einem Dossier noch im Archiv oder in der Zwischenablage befinden, in die Zwischenablage verschoben. Mehr dazu unter Zwischenablage.

Mit Akten senden öffnet sich vom Standard EMail-Client ein Fenster zum Erfassen von EMails. Die ausgewählten Akten wurden dem zukünftigen EMail als Attachements angefügt. Nun muss zum Versenden von Akten nur noch ein EMail-Text erfasst und ein oder mehrere Empfänger hinzugefügt werden.

Akte im Detail

Nach Doppelklick auf eine aufgelistete Akte öffnet sich ein Fenster mit den Details, die sich über diese Akte in der Datenbank befinden:

Mit Akte öffnen wird eine als Datei abgespeicherte Akte geöffnet.

Alle weissen Felder können hier korrigiert oder ergänzt werden. Mit Speichern werden nur die Änderungen in den weissen Feldern abgespeichert. Die Akte selbst bleibt unverändert. Die Texte in den grau unterlegten Feldern können hier nicht verändert werden, da sie aus der Akte übernommen wurden. Notwendige Änderungen für sie können nur in der Akte selbst erfolgen. Dazu öffnet man die Akte, nimmt dort die Änderungen vor und speichert die Akte mit der isys-Kommando-Zeile ab.
Hinweis: Wird mit der Zusatzoption "ProArchiv" gearbeitet, wird nicht empfohlen, die Felder "Bereich", "Mappe/Ordner" und "Nummer" im Abschnitt "Archiv" auszufüllen. Die Archivierung soll mit den extra dazu vorhandenen Archivierungsfunktionen und dem Archivierungsplan vorgenommen werden. Die Felder "Bereich", "Mappe/Ordner" und "Nummer" sind hier nur vorhanden für BenutzerInnen, die Akten ohne die Zusatzoption "ProArchiv" archivieren möchten.

Mit Klick auf Aktentyp kann für die Akte ein neuer Aktentyp bestimmt werden. Da der Aktentyp auch im Dokumentnamen ablesbar ist, muss die Datei vom Programm umbenannt werden und deshalb geschlossen sein, um diese Funktion ausführen zu können.

Wird mit der Zusatzoption "ProDossier" gearbeitet kann mit Dossier suchen ein Dossier gesucht und ausgewählt werden. Die Akte wird damit automatisch in das Dossier aufgenommen. Ist die Akte in einem Dossier eingetragen, kann dieses mit Dossier öffnen eingesehen werden.

Mit Akte löschen wird eine Akte in der Datenbank und, wenn sie als Datei gespeichert wurde, auch als Datei gelöscht. Die Akte wird also aus dem System entfernt. Dies ist im allgemeinen Aufgabe des Archivars, der an dieser Stelle eine Akte entweder löscht oder sie mit Archivieren in das Archiv bzw. zuerst in die Zwischenablage überführt.
Ist eine Akte schon in die Zwischenablage bzw. ins Archiv verschoben worden, kann das Archiv bzw. die Zwischenablage mit demselben Button geöffnet werden.

Aktenregister

Aktenregister sind Verzeichnisse der nach verschiedenen Kriterien zusammengestellten Akten für einen bestimmten Jahrgang oder einen bestimmten Zeitraum. Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Aktenregister erhält man die Auswahl

Aktenregister
Verzeichnis nach Aktentyp
Verzeichnis nach Partner.

Alle Verzeichnissen haben folgende Bedienelemente:

Mit den blauen Pfeilen oben links kann durch die erstellten Seiten geblättert werden.

Mit dem Reload-Befehl kann der Datenbankbericht neu geladen werden, falls die Seiten nicht korrekt angezeigt werden.

Unter der Diskette kann das Adressregister als Excel-Datei, pdf oder Worddatei exportiert werden.

Verzeichnis nach Registerplan

Das Aktenregister ist ein Verzeichnis der Akten, sortiert nach dem Registraturplan, für einen Jahrgang oder für einen Zeitraum.

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Aktenregister -> Aktenregister öffnet sich das folgende Fenster:

In diesem Fenster bestimmt man den Umfang des zu erstellenden Registers. Man kann es auf einen bestimmten Signaturbereich (Registraturen von – Registraturen bis) beschränken oder alle Registraturen zulassen.

Mit Klick auf Register Jahrgang erhält man das Register für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Jahrgang. Mit Register Zeitraum erhält man das Register für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Zeitraum.

Das Register kann wie unter Aktenregister beschrieben ausgedruckt oder exportiert werden.

Verzeichnis nach Aktentyp

Im Verzeichnis nach Aktentyp werden die Akten eines oder aller Aktentypen in wählbarer Sortierung für einen Jahrgang oder für einen Zeitraum zusammengestellt. Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Aktenregister -> Verzeichnis nach Aktentyp öffnet sich das folgende Fenster:

Man wählt den gewünschten Aktentyp z.B. Vertrag oder verlangt alle Akten. Bei Sortiert nach wählt man aus unter Datum, PartnerIn, Betreff oder Signatur und erhält je nach Auf-forderung das Verzeichnis für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Jahrgang oder Zeitraum in entsprechender Sortierung. Das Register kann wie unter Aktenregister beschrieben ausgedruckt oder exportiert werden.

Verzeichnis nach PartnerIn

Im Verzeichnis nach Partner werden die Akten eines alphabetischen Bereichs oder aller PartnerInnen in wählbarer Sortierung für einen Jahrgang oder für einen Zeitraum zusammengestellt.

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Aktenregister -> Verzeichnis nach Partner öffnet sich das folgende Fenster:

Man wählt unter PartnerIn von das Zeichen, mit dem der Name des ersten Partners des gewünschten Bereichs beginnt und unter bis das Zeichen, mit dem der Name des letzten Partners beginnt (z.B. von A bis K). Bei Sortiert nach wählt man aus unter Datum, Aktentyp oder Betreff und erhält je nach Aufforderung das Verzeichnis für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Jahrgang oder Zeitraum in entsprechender Sortierung. Das Register kann wie unter Aktenregister beschrieben ausgedruckt oder exportiert werden.

Verzeichnis nach Dossier

Im Verzeichnis nach Dossier werden die Akten nach Dossiers in wählbarer Sortierung nach Betreff, Datum oder Partner für einen Jahrgang oder für einen Zeitraum zusammengestellt.

Mit dem Kommando Aktenverwaltung -> Aktenregister -> Verzeichnis nach Dossier oder dem Kommando Aktenverwaltung -> Dossierverwaltung -> Aktenverzeichnis öffnet sich das folgende Fenster:

Man wählt im Listenfeld "Sortiert nach" eine Sortierung und erhält je nach Aufforderung das Verzeichnis für den unter Jahrgang/Zeitraum eingestellten Jahrgang oder Zeitraum. Das Register kann wie unter Aktenregister beschrieben ausgedruckt oder exportiert werden.

Registerplan

Der Registratur- oder Aktenplan kann an verschiedenen Programmstellen aufgerufen werden.

Wird mit den Optionen "ProDossier" oder "ProArchiv" gearbeitet, sind dem Registerplan Dossiers zugeordnet bzw. ist der Registerplan mit dem Archivplan verknüpft. Der Bearbeitung des Registerplans mit Dossiers und/oder Archiv ist ein eigenes Kapitel Registerplan/Archiv gewidmet.

Wird ohne die Optionen "ProDossier" oder "ProArchiv" gearbeitet, kann der Registerplan aus dem Hauptmenü über das Kommando Aktenverwaltung -> Registerplan aufgerufen werden:

In der linken Spalte sind die Registertitel mit den zugehörigen Signaturen aufgelistet (die Spalten Hierarchie und Fremdgremien werden nur bei der Arbeit von isys-ProDOK gemeinsam mit isys-Protokollregister benötigt und in der dortigen Hilfe erklärt). Beide Listen können durchsucht werden, in dem ein Suchwort ins entsprechende Feld eingetragen und auf Weiter suchen geklickt wird.

Die gefundenen Registerzeilen müssen im Registertitel die Eingabe im Feld "Suchen nach Registertitel" enthalten und die Signatur (registernummer) muss mit der Eingabe im Feld "Signatur" beginnen. Gefundene Suchwörter müssen die Eingabe im Feld "Suchwort" enthalten.

Alle gefundenen Zeilen werden in der entsprechenden Liste farbig hinterlegt.

Mit dem Kommando Weiter suchen kann von Aufkommen zu Aufkommen gehüpft werden. Im Feld "Suchen nach Registertitel" bzw. "Suchwort" kann auch ein anderes Suchwort und im Feld "Signatur" eine neue Such-Signatur eingegeben und wieder mit Weiter suchen aufgespürt werden.

Mit Übernehmen wird die aktuell selektierte Zeile in die Programmstelle eingefügt, aus der der Registerplan aufgerufen worden ist.

Registerplan bearbeiten

Der Registerplan wird in isys-ProDOK in der Datenbank abgelegt. Um einzelne Zeilen zu ändern und abzuspeichern stehen unter Registerplan bearbeiten folgende Kommandos zur Vefügung:

Zeile bearbeiten Korrigieren einer vorhandenen Zeile
Zeile unterhalb einfügen Einfügen einer leeren Zeile unterhalb der markierten

Wird eine Zeile unterhalb eingefügt, wird diese am besten mit Zeile bearbeiten ausgefüllt und gespeichert. Werden die Einträge direkt im Registerplan eingetragen, muss mit Registerplan speichern der gesamte Registerplan gespeichert werden, was einige Minuten beanspruchen kann.

Zeile löschen Löschen der markierten Zeile.

Mit Registerplan speichern wird der komplette Registerplan neu abgespeichert. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

Die Suchwörterliste wird in der kleinen Tabelle "Suchwörter aktuelle Registerzeile" bearbeitet. Mit Doppelklick auf ein Suchwort werden alle Suchwörter, die zur entsprechenden Registerzeile gehören in die kleine Tabelle eingefüllt. In der kleinen Tabelle kann nun das zu bearbeitende Suchwort angeklickt und im darunter stehenden textfeld bearbeitet und mit Speichern gespeichert oder mit Löschen gelöscht werden.

Steht kein Suchwort im Textfeld kann darin ein neues Suchwort eingetragen und mit Speichern gespeichert werden.

Viele Suchwörter entsprechen (Teilen) der Registerzeile. Zum Beispiel könnten die Suchwörter der Registerzeile "Gutsverwalter, Finanzverwalter" aus den Wörtern "Gutsverwalter" und "Finanzverwalter" bestehen. Damit diese Wörter nicht neu abgetippt werden müssen, gibt es den kleinen Dienst "Aus Titel holen", welcher die Registerzeile ins Textfeld einfüllt. Dort kann der Text nun bearbeitet und als Suchwort gespeichert werden.

Word-Import

Unter dem Kommando Aktenverwaltung -> Registerplan (und Archiv) -> Word-Import können nach der Installation von isys-ProDOK der Registerplan und die Suchwörterliste importiert werden:

Word-Export

Unter Word-Export können der Registerplan und die Suchwörterliste als Word-Dokumente exportiert werden. Nach Aufruf des entsprechenden Kommandos wird das Word-Dokument erstellt und geöffnet.

Aktenverwaltung

Inhaltsverzeichnis