Dienste
Unter Dienste werden allgemeine Programme zum Einrichten und Pflegen von Vorlagen und Einstellungen zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
Abgleich (optional)
Es ist möglich mit anderen Programmen (zB. Einwohnerkontrolle) einen Datenabgleich vorzunehmen. Der optionale Abgleich wird an dieser Stelle aufgerufen und durchgeführt.
Vorlagen aufrufen
Mit dem Kommando Dienste -> Vorlagen aufrufen wird ein Fenster geöffnet, das alle vorhandenen Vorlagen für Dokumente und Akten im Ordner "\ProDOK\Gremium\Vorlagen\" bzw. "\ProDOK\Gremium\Vorlagen\Interne Akten\" auflistet, links die Vorlagen um Akten mit Partner, rechts die Vorlagen um interne Akten zu erstellen (siehe dazu unter Aktenverwaltung):
Eine Vorlage wird mit Doppelklick oder und mit dem Button Vorlage öffnen geöffnet.
Eine neue Vorlage wird am besten und einfachsten aus einer Kopie einer bereits vorhandenen Vorlage erstellt, da eine Dokument-Vorlage die nötigen Textmarken haben muss, um als isys-ProDOK-Vorlage benutzt zu werden (siehe dazu unten im Abschnitt Textmarken und unter Bearbeitung des Einzeldokuments in MS-Word).
Textmarken
| Die obligatorischen Textmarken für alle ProDOK-Vorlage sind: | |
| * Betreff | Betreff |
| * Datum | Datum |
| Akten mit Partner haben mindestesten eine der folgender Textmarken: | |
| * Name1 | Vollständige Briefadresse |
| * VornameName | Vorname Nachname |
| * Referenz | Herr/Frau Nachname |
| * Name | Nachname |
| Akten haben freiwillig folgende Textmarken: | |
| * RegNr | Registernummer |
| * RegTitel | Registertitel |
| * Verfasser | VerfasserIn des Dokuments aus der Wahlliste der Ressorts |
| * Kuerzel | Kürzel der/des VerfasserIn des Dokuments aus der Wahlliste der Ressorts |
| Akten mit Partner haben freiwillig folgende Textmarken: | |
| * Anrede | Sehr geehrter Herr/geehrte Frau Nachname, Liebe/Lieber Vorname |
| * Vorname | Vorname |
| * Vorname1 | zweiter Ort, an dem der Vorname eingesetzt wird |
| * NameVater | Vorname Name des Vaters |
| * NameVater1 | zweiter Ort, an dem Vorname Name des Vaters eingesetzt wird |
| * NameMutter | Vorname Name der Mutter) |
| * NameMutter1 | zweiter Ort, an dem Vorname Name der Mutter eingesetzt wird |
| * Strasse | Strasse und Hausnummer |
| * PLZOrt | PLZ und Ort |
| Akten mit Partner und Personendaten haben freiwillig folgende Textmarken: | |
| * AlleVornamen | Alle Vornamen |
| * Geburtsdatum | Geburtsdatum |
| * Geburtsort | Geburtsort |
| * Heimatort | Heimatort |
| * Todesdatum | Todesdatum |
| * Todesort | Todesort |
| Elternbriefe haben freiwillig folgende Textmarken: | |
| * VornameKind | Vorname des Kindes |
| * VornameKind1 | zweiter Ort, an dem der Vorname des Kindes eingesetzt wird |
| * SohnTochter | Ihr Sohn/Ihre Tochter/Dein Sohn/Deine Tochter |
| * SohnTochter1 | zweiter Ort, an dem der SohnTochter eingesetzt wird |
| Sind Wahlfelder definiert worden, kann der Inhalt mit folgenden Textmarken eingefügt werden: | |
| * Wahlfeld1 | Inhalt des Wahlfeld 1 |
| * Wahlfeld2 | Inhalt des Wahlfeld 2 |
| * Wahlfeld3 | Inhalt des Wahlfeld 3 |
| * Wahlfeld4 | Inhalt des Wahlfeld 4 |
| * Wahlfeld5 | Inhalt des Wahlfeld 5 |
| * Wahlfeld6 | Inhalt des Wahlfeld 6 |
| * Wahlfeld7 | Inhalt des Wahlfeld 7 |
| * Wahlfeld8 | Inhalt des Wahlfeld 8 |
| * Wahlfeld9 | Inhalt des Wahlfeld 9 |
| * Wahlfeld10 | Inhalt des Wahlfeld 10 |
| * Wahlfeld11 | Inhalt des Wahlfeld 11 |
| * Wahlfeld12 | Inhalt des Wahlfeld 12 |
| * Wahlfeld13 | Inhalt des Wahlfeld 13 |
| * Wahlfeld14 | Inhalt des Wahlfeld 14 |
Jahrgang / Zeitraum
Mit dem Kommando Dienste -> Jahrgang und Zeitraum wird das Fenster Jahrgang und Zeitraum für Berichte geöffnet. Es wird der aktuell eingestellte Jahrgang und der aktuell eingestellte Zeitraum angezeigt:
Sie können beliebig korrigiert und mit Speichern als neue Einstellung abgespeichert werden.
Aktentypen
Mit dem Kommando Aktentypen können Aufbewahrungsfristen und Aktentypen definiert und den Dokumentvorlagen zugeordnet werden.
Zunächst werden Aufbewahrungsfristen für die Aufbewahrung von Akten definiert. Dann werden Aktentypen beschrieben, diesen können nun Aufbewahrungsfristen zugeordnet werden. Schliesslich werden die Dokumentvorlagen den Aktentypen zugeordnet.
Aktentypen dienen zur gleichartigen Behandlung von Akten mit unterschiedlichen Vorlagen. So können z.B. verschiedene Dokumentvorlagen für ausgehende Korrespondenz einem Aktentyp "Korrespondenz AUS" zugeordnet werden. Alle erstellten Akten mit einer dieser Dokumentvorlagen werden im Namen den Aktentyp "Korrespondenz AUS" tragen. Falls die Aktenablage nicht nach Registerplan konfiguriert wurde, werden die Akten auch im gemeinsamen Ordner des Aktentyps abgelegt.
Nach Aktentypen kann u.a. auch gesucht werden.
Aufbewahrungsfristen
Im Register Aufbewahrungsfristen des Fensters Aktentypen werden solche Fristen festgelegt. Sie können mit Zeitangaben (6 Monate, 5 Jahre etc.) oder als Text (unbefristet o.ä.) definiert werden. Im gezeigten Beispiel oben wird eine neue Frist von 20 Jahren eingegeben. Diese kann mit Frist eintragen gespeichert werden.
Ist die neue Frist zusammengesetzt aus einer Zahl und einem der Worte "Tage", "Wochen", "Monate" oder "Jahre", kann später die Aufbewahrungsfrist einer Akte automatisch ausgerechnet werden. Es können aber auch Fristen wie "dauernd" oder "5 Jahre nach Kündigung definiert werden. Verständlicherweise ist aus so einer Frist kein Ablaufdatum automatisch bestimmbar.
Mit Frist löschen kann eine markierte Frist gelöscht werden.
Aktentypen definieren
Im Register Aktentypen werden Aktentypen definiert und mit vorhandenen Aufbewahrungsfristen verknüpft.
Unter "Neuen Aktentyp eintragen" wird ein neuer Aktentyp mit seinem Namen eingetragen, eventuell aus dem Auswahlfeld eine zugehörige Aufbewahrungsfrist ausgewählt und mit Aktentyp eintragen gespeichert. Nachträglich kann auch in der oberen Tabelle zu jedem Aktentyp eine Aufbewahrungsfrist ausgewählt und mit Speichern verknüpft werden.
Unter "Bestehenden Aktentyp löschen" kann ein Aktentyp ausgewählt und mit Aktentyp löschen gelöscht werden.
Dokumentvorlagen zuordnen
In den Registern Vorlagen Korrespondenz und Vorlagen Intern werden die im Ordner Vorlagen vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt und ggf. mit einem wählbaren Aktentyp verbunden.
Ressorts
Mit dem Kommando Ressorts wird das Fenster Ressort-Eingabe aufgerufen:
300px
Darin werden die zur Bearbeitung von Akten oder zur Ausführung von allgemeinen Aktivitäten Zuständigen eingetragen und gepflegt.
Es können Bezeichnung von Ressorts oder Namen von Mitarbeitern eingetragen und mit Speichern gespeichert werden. Wenn erwünscht, kann zu einem Ressort auch ein Kürzel angegeben werden, welches bei der Erstellung von Akten automatisch in die Textmarke "Kuerzel" eingesetzt wird, falls diese vorhanden ist.
Soll ein bestehendes Ressort gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.
Rapport-Kategorien
Mit dem Kommando Rapport-Kategorien wird das Fenster Kategorie-Eingabe aufgerufen:
Darin können die Rapport-Kategorien festgelegt werden, über die eine Aktionsstatistik geführt werden soll und die deshalb bei der Erfassung von Terminen/Rapporten zur Auswahl stehen sollen.
Die Kategorien können in einer leeren Zeile eingetragen und mit Speichern gespeichert werden.
Soll eine bestehende Kategorie gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.
Kasualien
Falls so konfiguriert, gibt es in der Adresseingabe für Personen eine Registerkarte um die Personendaten einzutragen. Unter anderem können da Daten von religiösen zeremonien, die Kasualien, eingetragen werden.
Die Kasualien, die zur Auswahl stehen sollen, können im Fenster "Eingabe Kasualien" eingetragen werden:
Die Kasualien können in einer leeren Zeile eingetragen und mit Speichern gespeichert werden.
Soll eine bestehende Kasualie gelöscht werden, wird in den grauen Zeilenkopf geklickt, die Zeile mit der Delete-Taste gelöscht und dann mit Speichern aus der Datenbank ausgetragen.
Wahlfelder
In speziellen Anwendungen werden zu den üblichen Adressfeldern weitere Informationsfelder benötigt. Im Fenster "Wahlfeld-Eingabe" werden solche Felder definiert und - falls erwünscht - den Adressgruppen, in denen sie ausgefüllt werden sollen, zugeteilt. Dieses öffnet sich mit dem Kommando Wahlfelder.
Im Normalfall enthält ein Wahlfeld Text, Wenn es jedoch ein Datum enthalten soll, wird es mit Klick in das Kästchen Datumsfeld als solches deklariert.
Mit Speichern werden die Wahlfelder bestimmt. Von einem Nachträgliches Ändern schon festgelegter Wahlfelder wird abgeraten. Zu den Adressen wurden Daten in diese Wahlfelder eingetragen, diese Einträge dürften inhaltlich kaum zu einem anderen Wahlfeld passen.
Ein Wahlfeld kann bestimmten Adressgruppen zugeordnet werden. Wenn im Fenster "Adresspflege" eine Adresse in eine Gruppe eingetragen wird und dieser Gruppe ein oder mehrere Wahlfelder zugeordent worden sind, dann werden diese Wahlfelder aufgelistet und die BenutzerIn wird so zur Eingabe von Daten aufgefordert.
Die Zuordnung zu Gruppen erfolgt mit Zu Gruppe zuordnen oder mit Doppelklick auf das entsprechende Wahlfeld. Es öffnet sich das Fenster "Wahlfeld zu Gruppen zuordnen". Da können die gewünschten Gruppen angewählt und mit Zuordnung speichern in die Datenbank eingetragen werden.
Registerplan
Der Registratur- oder Aktenplan kann an verschiedenen Programmstellen aufgerufen werden. Wird dabei ein Suchwort oder eine Such-Signatur verwendet, werden sämtliche passenden Registerzeilen farbig hinterlegt. Die gefundenen Registerzeilen müssen im Registertitel die Eingabe im Feld "Neues Suchwort" enthalten und die Registernummer muss mit der Eingabe im Feld "Signatur" beginnen.
Mit dem Kommando Weiter suchen kann von Aufkommen zu Aufkommen gehüpft werden. Im Feld "Neues Suchwort" kann ein anderes Suchwort und im Feld "Signatur" eine neue Such-Signatur eingegeben und wieder mit Weiter suchen aufgespürt werden.
Mit Übernehmen wird die aktuell selektierte Zeile in die Programmstelle eingefügt, aus der der Registerplan aufgerufen worden ist.
Mit Zurück gelangt man ohne Übernahme an die Programmstelle zurück, an der man den Registerplan aufgerufen hat.
Aus dem Hauptmenü wird der Registerplan mit dem Kommando Registerplan aufgerufen.
Registerplan bearbeiten
Der Registerplan wird in isys-ProDOK in der Datenbank abgelegt. Er ist keine Word-Tabelle und braucht deshalb zur Bearbeitung spezielle Kommandos. Um einzelne Zeilen zu ändern und abzuspeichern stehen unter Registerplan bearbeiten folgende Kommandos zur Vefügung:
- Zeile bearbeiten Korrigieren einer vorhandenen Zeile
- Zeile unterhalb einfügen Einfügen einer leeren Zeile unterhalb der markierten
Wird eine Zeile unterhalb eingefügt, wird diese am besten mit Zeile bearbeiten ausgefüllt und gespeichert. Werden die Einträge direkt im Registerplan eingetragen, muss mit Registerplan speichern der gesamte Registerplan gespeichert werden, was einige Minuten beanspruchen kann.
- Zeile löschen Löschen der markierten Zeile.
Mit Registerplan speichern wird der komplette Registerplan neu abgespeichert. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
Fernwartung
Mit dem Kommando Fernwartung wird die isys-Fernwartung gestartet. Es erscheint das Startfenster isys-Fernwartung:
Wenn die dargestellte ID und das Kennwort z.B. telefonisch mitgeteilt werden, kann isys die Verbindung zu dem Rechner herstellen und dessen Steuerung übernehmen.
Nur mit Hilfe dieser beiden Zahlen, von denen sich das Kennwort bei jedem Start des Programms ändert, kann isys auf den Rechner zugreifen. Der Rechner kann nur über normale Aktionen am Desktop gesteuert werden, so dass der Anwender immer genau sehen kann, was auf seinem Rechner geschieht.
Online-Hilfe
Mit dem Kommando Online-Hilfe öffnet dieses Hilfe-Wiki auf der Hauptseite.
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